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1. Vorteile der Vollversion
Maximale Freiheit und volle Kontrolle mit der Vollversion
Vorteile der Vollversion
jederzeit Direktbuchungen erstellen (egal, ob diese telefonisch, per E-Mail oder vor Ort eingehen
Angebote erstellen, versenden oder ausdrucken
komplette Unabhängigkeit bei der Gast-Kommunikation
Abschluss- und Anzahlungs-Rechnungen erstellen, versenden oder ausdrucken
Mit der Vollversion des AnfrageAssistenten erhalten Sie ein leistungsstarkes Werkzeug, mit dem Sie Ihre gesamte Gast- und Buchungsabwicklung selbstständig steuern können. Sie erstellen jederzeit Buchungen(siehe 3.3.3), unabhängig davon, ob diese telefonisch, per E-Mail, vor Ort oder auf privatem Weg zustande kommen. Angebote lassen sich flexibel erstellen, versenden oder ausdrucken, ebenso wie Abschluss- und Anzahlungsrechnungen. Damit bleiben Sie unabhängig in der Kommunikation mit Ihren Gästen und reagieren schnell und professionell auf jede Anfrage.
Ein zentraler Vorteil der Vollversion ist die direkte Beantwortung von Anfragen, die über Ihre Homepage eingehen. Durch die Einbindung des Anfrageformulars werden Anfragen automatisch im System erfasst und können ohne Umwege in ein passendes Angebot oder eine Buchung(siehe 3.3.3) überführt werden. Das spart Zeit und erhöht die Chance, aus einer Anfrage eine verbindliche Buchung zu machen.
Auch bei der Verfügbarkeitssteuerung bietet die Vollversion klare Vorteile: Sie können Zimmer kurzfristig sperren oder freigeben, etwa für Renovierungen oder eine kurze Auszeit. Änderungen im Verfügbarkeitskalender oder Zimmerplan werden in Echtzeit an den Channel-Manager übertragen, sodass externe Buchungsplattformen sofort den aktuellen Status kennen.
Möchten Sie die Vorteile selbst erleben, können Sie jederzeit einen kostenlosen Schulungs- oder Testtermin über den entsprechenden Button Vollversion kostenlos testen auf der Startseite buchen und die Vollversion unverbindlich kennenlernen.
1.1. Anfragen von Ihrer Website
Mit dem Anfrageformular noch mehr Buchungen generieren!
Alle Anfragen Ihrer Homepage landen direkt im AnfrageAssistent
Als Nutzer der Vollversion können Sie unser Anfrageformular direkt auf Ihrer Homepage einbinden und eingehende Anfragen von Besuchern direkt mit einem Angebot beantworten.
Anfragen beantworten
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Über den Button lässt sich jederzeit ein passendes Angebot erstellen.
Sobald eine Anfrage über das Formular erstellt wurde, werden Sie einerseits per E-Mail benachrichtigt, andererseits wird die Anfrage direkt auf der Startseite im AnfrageAssistent angezeigt.
Sie können die Anfrage nun direkt mit einem passenden Angebot beantworten beantworten, indem Sie auf den Button Angebot erstellen klicken.
Mit nur einem Klick lässt sich jede Anfrage über das Anfrageformular beantworten.
1.2. Direkt-Buchungen erstellen
Jederzeit Direktbuchungen erstellen und versenden
Wann ist eine Direktbuchung sinnvoll?
Bei telefonischer Buchung
Stammgast bucht vor Ort
Buchung per E-Mail
Private Buchung
Erstellen Sie jederzeit und überall einen neuen Vorgang - ganz ohne Pool- oder individuelle Anfrage!
Gewinnen Sie dadurch Unabhängigkeit im direkten Kontakt mit Ihren Gästen und volle Flexibilität!
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Legen Sie einen beliebigen neuen Vorgang aus - es wird dafür keine Poolanfrage oder individuelle Anfrage mehr benötigt!
Sie können jederzeit einen neuen Vorgang anlegen - ganz ohne Poolanfrage! Egal, ob es sich dabei um Buchungen(siehe 3.3.3), Angebote oder Rechnungen handelt.
1.3. Verfügbarkeit anpassen
Aktualisieren Sie Ihre Verfügbarkeiten im Verfügbarkeitskalender
Sie wollen nur ganz schnell einmal eben für wenige Tage die Verfügbarkeit Ihrer Zimmer sperren, um eine kleine Auszeit zu nehmen oder z.B. für Renovierungen freizuhalten?
Das ist gar kein Problem mit der Vollversion! Klicken Sie dafür im Verfügbarkeitskalender (oder im ausführlichen Zimmerplan) einfach in das entsprechende Feld der Verfügbarkeit des Zimmers am jeweiligen Tag und reduzieren die Verfügbarkeit auf Null.
Die Verfügbarkeit wird in Echtzeit direkt an Seekda übertragen, so dass alle externen Buchungsplattformen den neuen Status der Verfügbarkeit sofort kennen!
Verfügbarkeit ändern
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💡Praxistipp
Aktualisieren Sie kurzfristig und mit nur einem Klick alle Verfügbarkeiten - direkt im Verfügbarkeitskalender!
Sie möchten für einen bestimmten Zeitraum die Verfügbarkeit Ihrer Zimmer ändern? Für kurze Zeiträume ist das problemlos möglich.
Kein Problem: Klicken Sie dafür im Verfügbarkeitskalender (oder im ausführlichen Zimmerplan) einfach in das entsprechende Feld und änder die Verfügbarkeit auf den gewünschten Wert (auf "0", falls das Zimmer nicht online buchbar sein soll).
Die Verfügbarkeit wird in Echtzeit direkt an Seekda übertragen, so dass alle externen Buchungsplattformen den neuen Status der Verfügbarkeit sofort kennen!
2. Schnelleinstieg
Nutzen Sie dieses Kapitel, um möglichst schnell und einfach mit der Arbeit mit dem AnfrageAssistent zu beginnen.
2.1. AnfrageAssistent einrichten
Erfahren Sie, wie sie den AnfrageAssistent schnell und einfach nach Ihren Bedürfnissen einrichten. Dazu gehören z.B. Email-Texte, die Sie Ihren Gästen in Angeboten und Buchungsbestätigungen zukommen lassen, also auch der Upload Ihres Logos sowie allgemeine Einstellungen wie Kontakt- und Kontodaten.
2.1.1. E-Mail-Einstellungen
Logo hochladen
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Klicken Sie auf "Datei auswählen" und öffnen anschließend die Bild-Datei Ihres Logos. Tipp: Um die Darstellung zu optimieren, nutzen Sie bitte ausschließlich das Datei-Format PNG.
Laden Sie das Logo Ihres Betriebs hoch, damit es auch in Ihren Angeboten und Buchungsbetätigungen für den Gast mit angezeigt wird.
Nach dem Upload wird zukünftig dem Gast in allen E-Mails Ihr Logo ganz oben mit angezeigt.
2.1.2. Kontakt- und Kontodaten
Rechnungsanschrift
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Aktualisieren Sie bei Bedarf Ihre Rechnungsanschrift, damit diese für Ihre Gäste korrekt ausgespielt wird.
Achten Sie auf den korrekten Rechnungsempfänger
Umsatzsteuer-ID einrichten
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💡Praxistipp
Falls Sie in den Rechnungen Umsatzsteuer ausweisen möchten, bitte unbedingt dieses Feld ausfüllen!
Achten Sie darauf, Ihre USt-ID einzutragen, wenn in Ihren Rechnungen Umsatzsteuer ausgewiesen werden soll. Falls Sie pauschal besteuert werden, tragen Sie hier "Pauschalierter Betrieb" ein. Dieser Zusatz wird dann auch auf der Rechnung ausgegeben.
Achtung: Es wird in der Rechnung nur Umsatzsteuer ausgewiesen, wenn in diesem Feld etwas eingetragen ist!
Über Ihren Betrieb
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✨Neue Funktion
Ändern Sie bei Bedarf z.B. Ihre Email-Adresse
In den Stammdaten können Sie allgemeine Angaben wie z.B. den Namen Ihres Betriebs, das verwendete Genus sowie die Email-Adresse für Anfragen ändern.
2.2. Kontakt mit Gästen aufnehmen
2.2.1. Ihre erste Buchung
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Eine Buchung(siehe 3.3.3) lässt sich jederzeit ohne vorhandene Anfrage oder Angebot erstellen, z.B. wenn ..
... ein Gast telefonisch bucht
... ein Gast während seines Aufenthalts bei Ihnen für die Zukunft reservieren möchte
... und und und
2.2.2. Versenden Sie Ihr erstes Angebot
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3. AnfrageAssistent von A bis Z
Alle Funktionen im Detail erklärt
In diesem Kapitel werden Ihnen alle Funktionen der Vollversion des AnfrageAssistent vorgestellt. Der Aufbau dieses Kapitels entspricht dabei dem Aufbau des AnfrageAssistent, wie er sich Ihnen nach dem Login präsentiert.
3.1. Startseite
Wie Sie sich auf der Startseite zurechtfinden
Die wichtigsten Informationen
Zimmerplan
Übersichtskalender
Laufende Vorgänge
Offene Anzahlungen
Meldescheine (optional)
Abschlussrechnungen mit Zahlungsaufforderungen
Nach dem Login in den AnfrageAssistent befinden Sie sich auf der Startseite, wo Ihnen die wichtigsten Informationen auf einen Blick präsentiert werden.
Hier finden Sie alle Funktionen der Software übersichtlich erklärt – von den ersten Schritten bis zu detaillierten Anleitungen für typische Arbeitsabläufe. Die Inhalte sind so aufgebaut, dass Sie sowohl schnell eine konkrete Frage klären als auch ganze Prozesse Schritt für Schritt nachvollziehen können.
So nutzen Sie die Startseite am effektivsten:
Verwenden Sie den Schnellzugriff ganz oben auf der Startseite, um direkt zu häufig genutzten Bereichen wie Anfrage, Angebot oder Buchungsbestätigung(siehe 3.3.3) zu springen.
3.1.1. Schnellzugriff
Der Schnellzugriff - per Menüleiste auf der Startseite zügig navigieren
Schnell und einfach zu finden
Anfragen
Angebote
Buchungsbestätigungen
Stornierungen
Meldescheine
Rechnungen
Gäste
Über die Startseite gelangen Sie schnell und einfach zu den wichtigsten Aufgaben. Nutzen Sie dafür die Menüleiste am oberen Rand der Startseite.
Alternativ können Sie auch das Menü in der Menüleiste oben rechts nutzen, um den Schnellzugriff zu nutzen.
Die wichtigsten Unterpunkte lassen sich über die Startseite schnell und einfach erreichen.
Anfrage
Anfragen ansehen und bearbeiten
Wann eine Anfrage erstellen?
Gast ruft an
Sie möchten sich die Anfrage vormerken
Stammgast erwartet ein Angebot
Nehmen Sie jederzeit eine neue Anfrage von einem Gast auf, die sie später mit einem Angebot beantworten können.
Wann ist es sinnvoll, eine neue Anfrage aufzunehmen?
ein Gast ruft an und möchte ein Angebot einholen
ein Gast bittet vor Ort um ein passendes Angebot
sie haben gerade keine Zeit, ein passendes Angebot zu erstellen
Gast
Gast auswählen
Erstellen Sie einen Vorgang für den passende Gast, indem Sie eines der folgenden Merkmale eintragen:
- Name - Vorname - E-Mail-Adresse
Gast suchen
Gast auswählen
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Geben Sie z.B. den Nachnamen des gesuchten Gastes ein
Geben Sie z.B. den Vor- oder Nachnamen des Gastes ein. Das System zeigt Ihnen anschließend alle gefunden Gäste.
Sprache / Begrüßung
Entscheiden Sie, wie Sie den Gast ansprechen
Alle E-Mails enthalten im gesamten E-Mail-Verlauf die gewählte Ansprache bei.
Mögliche Ansprachen
persönlich per Du
höflich per Sie
familiär ihr und euch
Sie können Ihren Gästen aktuell E-Mails auf Deutsch oder Englisch zukommen lassen. Wählen Sie daher jeweils die entsprechende Sprache zu Beginn aus - egal, ob es sich um eine Anfrage, ein Angebot oder eine Buchungsbestätigung(siehe 3.3.3) handelt. Die Sprache ist hiermit für den Vorgang festgelegt.
Alle E-Mails enthalten im gesamten E-Mail-Verlauf die gewählte Ansprache bei.
Sie können die Ansprache auch in den Gaststammdaten ändern
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Sie können Ihren Gästen aktuell E-Mails auf Deutsch oder Englisch zukommen lassen. Wählen Sie daher jeweils die entsprechende Sprache zu Beginn aus - egal, ob es sich um eine Anfrage, ein Angebot oder eine Buchungsbestätigung(siehe 3.3.3) handelt. Die Sprache ist hiermit für den Vorgang festgelegt.
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Die Anrede dient dazu, Ihren Gast (oder Ihre Gäste) in der korrekten Form anzusprechen. Wählen Sie zwischen Frau, Herr und Familie die passende Anrede aus.
Anrede und Begrüßung
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💡Praxistipp
Für jeden Gast die passende Ansprache finden
Wählen Sie unter Anrede "Liebe(r) Vorname, Du ..." und unter Geschlecht "Familie" aus, um Ihre Gäste mit "Liebe Familie Meier, " anzureden.
Sie können diese Einstellung individuell einstellen - pro Angebot, Buchung(siehe 3.3.3), Gast (z.B. in den Gaststammdaten) etc.
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Lege Sie Ihre gewünschte Begrüßung für den Gast fest.
Wir bieten aktuell 9 unterschiedliche Begrüßungen an:
Hallo liebe(r) Vorname, Du ... / Hallo liebe Familie Nachname, Ihr ..
Guten Tag Herr/Frau/Familie Nachname, Sie ...
Liebe(r) Herr/Frau/Familie Nachname, Sie ...
Hallo Herr/Frau/Familie Nachname, Sie ...
Hallo Herr/Frau/Familie Nachname, Du ...
Hallo Vorname, Du ... / Hallo Familie Nachname, Ihr ...
Hallo liebe(r) Vorname, Du ... / Hallo liebe Familie Nachname, Ihr...
Liebe(r) Vorname, Du ... / Liebe Familie Nachname, Ihr ...
Servus Vorname, Du ... / Servus Familie Nachname, Ihr ...
Diese können Sie auch individuell pro Gast nochmal festlegen. Die Standard-Auswahl konfigurieren Sie in den E-Mail-Einstellungen.
Die gewählte Begrüßung wird für alle E-Mails des Vorgangs (oder des Gastes) verwendet.
Kontaktdaten
Legen Sie den Grundstein für einen Vorgang
Wählen Sie einen Stammgast aus oder legen einen neuen Gaststamm an!
Beim Erstellen eines neuen Vorgangs (z.B. einer Buchung(siehe 3.3.3) oder eines Angebots), wird entweder ein vorhandener Gast ausgewählt (meist über Gast suchen) - oder Sie tragen die neuen Kontaktdaten wie Name, Vorname etc. ein.
Beim Eintragen neuer Kontaktdaten wird in der Regel auch direkt ein neuer Gaststamm angelegt.
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Falls Sie ein Angebot oder eine Buchung(siehe 3.3.3) für einen neuen Gast anlegen, geben Sie bitte Name und Vorname an. Soll der Gast per E-Mail benachrichtigt werden, tragen Sie auch die E-Mail-Adresse an.
Möchten Sie das Angebot oder die Buchungsbestätigung(siehe 3.3.3) lediglich für den Gast ausdrucken, können Sie auf die Email-Adresse verzichten
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ℹ️Hinweis
Achten Sie auf die korrekte Eingabe der E-Mail-Adresse!
Achten Sie bitte darauf, dass die E-Mail-Adresse als eindeutiges Identifizierungsmerkmal eines Gastes verwendet wird. Es können also nicht unterschiedliche Gäste dieselbe E-Mail-Adresse verwenden.
Damit es nicht zu Fehlern bei der Verwaltung Ihrer Gäste kommt, prüfen Sie unbedingt die Eingabe der Email-Adresse
Um Gäste eindeutig auseinander halten zu können, wird eine eindeutige Email-Adresse benötigt. Kontaktieren Sie unseren Support, falls es Gäststämme gibt, die vereinigt/zusammengelegt werden sollen.
Kontaktieren Sie unseren Support, falls es Gäststämme gibt, die vereinigt/zusammengelegt werden sollen.
Keine E-Mail-Adresse bekannt
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💡Praxistipp
Haben Sie keine E-Mail-Adresse vom Gast, dann lassen Sie das Feld zur Eingabe der E-Mail-Adresse bitte leer, es wird dann eine temporäre E-Mail-Adresse für diesen Gast hinterlegt.
Sie können die E-Mail-Adresse jederzeit im Gaststamm anpassen und die E-Mail an die neue Adresse erneut senden.
Anschrift / Firma
Möchten Sie während des Erstellens eines Vorgangs weitere Kontaktdaten wie z.B. die Anschrift oder die Firmendaten des Gastes angeben, klicken Sie auf den schwarzen Button Anschrift / Firma angeben.
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Klicken Sie auf den schwarzen Button, um weitere Adressfelder anzeigen zu lassen.
Nachdem Sie auf den Button Anschrift / Firma angeben ... geklickt haben, öffnen sich die weiteren Eingabefelder für die Adresse des Gastes sowie weitergehende Daten. Sie können diese Daten auch jederzeit in den Gaststammdaten aktualisieren.
Ergänzen Sie nun die Adressdaten sowie ggf. USt-ID der Firma, Faxnummer sowie das Geburtsdatum des Gastes.
Beim Klick in ein Datumsfeld öffnet sich der Kalender.
Bedienelemente im Kalender:
Reiter Anreise / Abreise: Wechseln Sie, ob Sie gerade das Anreise- oder Abreisedatum setzen. Monat/Jahr-Anzeige (z. B. „Jan 2026“): Zeigt den aktuell sichtbaren Zeitraum. Pfeile links/rechts neben Monat/Jahr: Blättern Sie durch Monate. Tagesfelder: Klicken Sie einen Tag an, um ihn auszuwählen. ABBRECHEN: Schließt den Kalender ohne Übernahme. OK: Übernimmt die Auswahl und trägt die Daten in die Felder ein.
Datum der Abreise
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Beim Klick in ein Datumsfeld öffnet sich der Kalender.
Bedienelemente im Kalender:
Reiter Anreise / Abreise: Wechseln Sie, ob Sie gerade das Anreise- oder Abreisedatum setzen.
Monat/Jahr-Anzeige (z. B. „Jan 2026“): Zeigt den aktuell sichtbaren Zeitraum.
Pfeile links/rechts neben Monat/Jahr: Blättern Sie durch Monate.
Tagesfelder: Klicken Sie einen Tag an, um ihn auszuwählen.
ABBRECHEN: Schließt den Kalender ohne Übernahme.
OK: Übernimmt die Auswahl und trägt die Daten in die Felder ein.
Verfügbarkeitskalender
Ist das Zimmer zum angefragten Zeitpunkt frei?
Behalten Sie die Verfügbarkeiten im Blick und passen bei Bedarf direkt an.
Behalten Sie die Verfügbarkeiten im Blick und passen bei Bedarf direkt an. Behalten Sie die Verfügbarkeiten im Blick und passen bei Bedarf direkt an. Behalten Sie die Verfügbarkeiten im Blick und passen bei Bedarf direkt an.
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Klicken Sie auf anzeigen oder verbergen, um den Kalender anzeigen zu lassen.
Vergleichen Sie die Belegung des ausgewählten Reisezeitraum und stellen sicher, dass freie Zimmer zur Verfügung stehen und die Verfügbarkeit im Channel-Manager korrekt hinterlegt ist.
Kalender anpassen
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💡Praxistipp
Sollte die Funktion Kalender anpassen nicht zu sehen sein, müssen Sie die Option zunächst per Einstellungen > Sonstiges aktivieren.
Angebot
Wie Sie ein Angebot erstellen
Das Erstellen eines Angebots ist eine der zentralen Funktionen im AnfrageAssistent. Mit nur wenigen Klicks und Eingaben erhält Ihr Gast von Ihnen ein professionelles Angebot!
Erstellen Sie jederzeit ein neues Angebot!
Sie können jederzeit ein Angebot erstellen - egal, ob der Gast bei Ihnen vor Ort ist, sie angerufen hat oder per E-Mail mit Ihnen Kontakt aufgenommen hat.
Erstellen Sie mit wenigen Mausklicks ein fertiges, hochprofessionelles Angebot für Ihre Gäste!
Angebot erstellen
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Bei jeder Gelegenheit für jeden Gast das passende Angebot
Angebot erstellen, bei ...
einer mündlichen Anfrage vor Ort
einer telefonischen Anfrage
einer Anfrage per E-Mail
Klicken Sie entweder auf den Button Angebot erstellen oder +Angebot, um jederzeit ein neues Angebot für einen Gast zu erstellen. Anschließend können Sie es ausdrucken oder per E-Mail an den Gast versenden.
Nehmen Sie alle individuellen Eingaben für das Angebot vor, wie z.B. Kontaktdaten, Firmenanschrift, Sprache und Begrüßung uvm.
Gast
Gast auswählen
Erstellen Sie einen Vorgang für den passende Gast, indem Sie eines der folgenden Merkmale eintragen:
- Name - Vorname - E-Mail-Adresse
Gast suchen
Gast auswählen
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Geben Sie z.B. den Nachnamen des gesuchten Gastes ein
Geben Sie z.B. den Vor- oder Nachnamen des Gastes ein. Das System zeigt Ihnen anschließend alle gefunden Gäste.
Sprache / Begrüßung
Entscheiden Sie, wie Sie den Gast ansprechen
Alle E-Mails enthalten im gesamten E-Mail-Verlauf die gewählte Ansprache bei.
Mögliche Ansprachen
persönlich per Du
höflich per Sie
familiär ihr und euch
Sie können Ihren Gästen aktuell E-Mails auf Deutsch oder Englisch zukommen lassen. Wählen Sie daher jeweils die entsprechende Sprache zu Beginn aus - egal, ob es sich um eine Anfrage, ein Angebot oder eine Buchungsbestätigung(siehe 3.3.3) handelt. Die Sprache ist hiermit für den Vorgang festgelegt.
Alle E-Mails enthalten im gesamten E-Mail-Verlauf die gewählte Ansprache bei.
Sie können die Ansprache auch in den Gaststammdaten ändern
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Sie können Ihren Gästen aktuell E-Mails auf Deutsch oder Englisch zukommen lassen. Wählen Sie daher jeweils die entsprechende Sprache zu Beginn aus - egal, ob es sich um eine Anfrage, ein Angebot oder eine Buchungsbestätigung(siehe 3.3.3) handelt. Die Sprache ist hiermit für den Vorgang festgelegt.
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Die Anrede dient dazu, Ihren Gast (oder Ihre Gäste) in der korrekten Form anzusprechen. Wählen Sie zwischen Frau, Herr und Familie die passende Anrede aus.
Anrede und Begrüßung
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💡Praxistipp
Für jeden Gast die passende Ansprache finden
Wählen Sie unter Anrede "Liebe(r) Vorname, Du ..." und unter Geschlecht "Familie" aus, um Ihre Gäste mit "Liebe Familie Meier, " anzureden.
Sie können diese Einstellung individuell einstellen - pro Angebot, Buchung(siehe 3.3.3), Gast (z.B. in den Gaststammdaten) etc.
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Lege Sie Ihre gewünschte Begrüßung für den Gast fest.
Wir bieten aktuell 9 unterschiedliche Begrüßungen an:
Hallo liebe(r) Vorname, Du ... / Hallo liebe Familie Nachname, Ihr ..
Guten Tag Herr/Frau/Familie Nachname, Sie ...
Liebe(r) Herr/Frau/Familie Nachname, Sie ...
Hallo Herr/Frau/Familie Nachname, Sie ...
Hallo Herr/Frau/Familie Nachname, Du ...
Hallo Vorname, Du ... / Hallo Familie Nachname, Ihr ...
Hallo liebe(r) Vorname, Du ... / Hallo liebe Familie Nachname, Ihr...
Liebe(r) Vorname, Du ... / Liebe Familie Nachname, Ihr ...
Servus Vorname, Du ... / Servus Familie Nachname, Ihr ...
Diese können Sie auch individuell pro Gast nochmal festlegen. Die Standard-Auswahl konfigurieren Sie in den E-Mail-Einstellungen.
Die gewählte Begrüßung wird für alle E-Mails des Vorgangs (oder des Gastes) verwendet.
Kontaktdaten
Legen Sie den Grundstein für einen Vorgang
Wählen Sie einen Stammgast aus oder legen einen neuen Gaststamm an!
Beim Erstellen eines neuen Vorgangs (z.B. einer Buchung(siehe 3.3.3) oder eines Angebots), wird entweder ein vorhandener Gast ausgewählt (meist über Gast suchen) - oder Sie tragen die neuen Kontaktdaten wie Name, Vorname etc. ein.
Beim Eintragen neuer Kontaktdaten wird in der Regel auch direkt ein neuer Gaststamm angelegt.
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Falls Sie ein Angebot oder eine Buchung(siehe 3.3.3) für einen neuen Gast anlegen, geben Sie bitte Name und Vorname an. Soll der Gast per E-Mail benachrichtigt werden, tragen Sie auch die E-Mail-Adresse an.
Möchten Sie das Angebot oder die Buchungsbestätigung(siehe 3.3.3) lediglich für den Gast ausdrucken, können Sie auf die Email-Adresse verzichten
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ℹ️Hinweis
Achten Sie auf die korrekte Eingabe der E-Mail-Adresse!
Achten Sie bitte darauf, dass die E-Mail-Adresse als eindeutiges Identifizierungsmerkmal eines Gastes verwendet wird. Es können also nicht unterschiedliche Gäste dieselbe E-Mail-Adresse verwenden.
Damit es nicht zu Fehlern bei der Verwaltung Ihrer Gäste kommt, prüfen Sie unbedingt die Eingabe der Email-Adresse
Um Gäste eindeutig auseinander halten zu können, wird eine eindeutige Email-Adresse benötigt. Kontaktieren Sie unseren Support, falls es Gäststämme gibt, die vereinigt/zusammengelegt werden sollen.
Kontaktieren Sie unseren Support, falls es Gäststämme gibt, die vereinigt/zusammengelegt werden sollen.
Keine E-Mail-Adresse bekannt
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💡Praxistipp
Haben Sie keine E-Mail-Adresse vom Gast, dann lassen Sie das Feld zur Eingabe der E-Mail-Adresse bitte leer, es wird dann eine temporäre E-Mail-Adresse für diesen Gast hinterlegt.
Sie können die E-Mail-Adresse jederzeit im Gaststamm anpassen und die E-Mail an die neue Adresse erneut senden.
Anschrift / Firma
Möchten Sie während des Erstellens eines Vorgangs weitere Kontaktdaten wie z.B. die Anschrift oder die Firmendaten des Gastes angeben, klicken Sie auf den schwarzen Button Anschrift / Firma angeben.
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Klicken Sie auf den schwarzen Button, um weitere Adressfelder anzeigen zu lassen.
Nachdem Sie auf den Button Anschrift / Firma angeben ... geklickt haben, öffnen sich die weiteren Eingabefelder für die Adresse des Gastes sowie weitergehende Daten. Sie können diese Daten auch jederzeit in den Gaststammdaten aktualisieren.
Ergänzen Sie nun die Adressdaten sowie ggf. USt-ID der Firma, Faxnummer sowie das Geburtsdatum des Gastes.
Grundlegenden Einstellungen wie Datum der An- und Abreise einrichten
Prüfen Sie, ob die Reisedaten und die Verpflegungseinstellungen korrekt hinterlegt sind.
Die grundlegenden Einstellungen wie Datum der An- und Abreise können Sie hier festlegen.
Bild auswählen
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Zeigen Sie sich Ihren Gästen von der besten Seite - ein passendes Bild für Ihren E-Mail-Verlauf
Klicken Sie im Abschnitt Bild auf ein Vorschaubild, um es als Bild für den Vorgang zu setzen. Das Bild wird für alle weiteren E-Mails des Vorgangs verwendet, sofern kein anderes Bild ausgewählt wird.
Ein markierter Rahmen zeigt, welches Bild aktuell ausgewählt ist.
Über weitere Bilder anzeigen erweitern Sie die Auswahl (z. B. wenn mehrere Bilder hinterlegt sind als zunächst angezeigt).
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Beim Klick in ein Datumsfeld öffnet sich der Kalender.
Bedienelemente im Kalender:
Reiter Anreise / Abreise: Wechseln Sie, ob Sie gerade das Anreise- oder Abreisedatum setzen. Monat/Jahr-Anzeige (z. B. „Jan 2026“): Zeigt den aktuell sichtbaren Zeitraum. Pfeile links/rechts neben Monat/Jahr: Blättern Sie durch Monate. Tagesfelder: Klicken Sie einen Tag an, um ihn auszuwählen. ABBRECHEN: Schließt den Kalender ohne Übernahme. OK: Übernimmt die Auswahl und trägt die Daten in die Felder ein.
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Beim Klick in ein Datumsfeld öffnet sich der Kalender.
Bedienelemente im Kalender:
Reiter Anreise / Abreise: Wechseln Sie, ob Sie gerade das Anreise- oder Abreisedatum setzen.
Monat/Jahr-Anzeige (z. B. „Jan 2026“): Zeigt den aktuell sichtbaren Zeitraum.
Pfeile links/rechts neben Monat/Jahr: Blättern Sie durch Monate.
Tagesfelder: Klicken Sie einen Tag an, um ihn auszuwählen.
ABBRECHEN: Schließt den Kalender ohne Übernahme.
OK: Übernimmt die Auswahl und trägt die Daten in die Felder ein.
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Unter Angebotsnummer sehen Sie die interne Kennung des Angebots (z. B. A2026-00001).
Die Angebotsnummer dient der eindeutigen Zuordnung.
Verwenden Sie diese Nummer in der Kommunikation oder internen Rückfragen, wenn mehrere Angebote parallel erstellt werden.
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Im Feld Ihr Kommentar hinterlegen Sie Zusatztexte, z. B. Sonderwünsche oder individuelle Hinweise oder eine ganz persönliche Ansprache an Ihren Gast.
Der Kommentar wird als Teil der Angebotskommunikation verwendet.
Hinweis im Formular: Anrede und Signatur werden automatisch ergänzt.
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Unter Verpflegungsleistung wählen Sie die Verpflegung für das Angebot.
Öffnen Sie die Auswahl über den Dropdown-Pfeil.
Wirkung: Die Verpflegung kann die angebotenen Zimmerpreise beeinflussen. Im Angebot steht dann z.B. "Frühstück" oder "ohne Verpflegung".
In nachgelagerten Bereichen (z. B. Preis übersteuern) erscheint die Verpflegung ebenfalls als auswählbares Feld.
Verfügbarkeitskalender
Ist das Zimmer zum angefragten Zeitpunkt frei?
Behalten Sie die Verfügbarkeiten im Blick und passen bei Bedarf direkt an.
Behalten Sie die Verfügbarkeiten im Blick und passen bei Bedarf direkt an. Behalten Sie die Verfügbarkeiten im Blick und passen bei Bedarf direkt an. Behalten Sie die Verfügbarkeiten im Blick und passen bei Bedarf direkt an.
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Klicken Sie auf anzeigen oder verbergen, um den Kalender anzeigen zu lassen.
Vergleichen Sie die Belegung des ausgewählten Reisezeitraum und stellen sicher, dass freie Zimmer zur Verfügung stehen und die Verfügbarkeit im Channel-Manager korrekt hinterlegt ist.
Kalender anpassen
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💡Praxistipp
Sollte die Funktion Kalender anpassen nicht zu sehen sein, müssen Sie die Option zunächst per Einstellungen > Sonstiges aktivieren.
Highlights auswählen
Im Abschnitt Highlights auswählen steuern Sie, welche Highlights im Angebot angezeigt werden.
Was bietet sich als Highlight an?
- besondere Aktivitäten in der Nähe (Wanderwege, Skipisten etc.) - was Kindern gefallen könnte (z.B. Tiere, Spielplatz, Pool etc.) - eigene Hofprodukte (Eier, Marmeladen, Wurst etc.) - was man noch auf Ihrem Hof unternehmen kann (Reitstunden, Streichelzoo etc.)
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So wird ein ausgewähltes Highlight im fertigen Angebot angezeigt.
Highlights können Ihr Angebot ungemein aufwerten, da es den Gast auf Besonderheiten an Ihrem Hof aufmerksam macht. Die ausgewählten Highlights werden direkt nach der Ansprache des Gastes (und oberhalb des angebotenen Zimmers) angezeigt.
Entscheiden Sie selbst, welches Highlight am besten zu den Wünschen und Interessen Ihres Gastes passt.
Wir empfehlen, nicht mehr als drei Highlights auszuwählen, da es sonst das Angebot zu sehr aufblähen kann.
Highlights auswählen
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💡Praxistipp
Mit interessanten Highlights Ihren Hof und Ihre Besonderheiten noch besser vorstellen
Wählen Sie die zu Ihren Gast passenden Highlights an. Aktive Highlights sind blau umrandet.
Aktivieren Sie ausschließlich die Highlights, die zum gewählten Zeitraum und zu den Interessen des Gastes passen (z. B. Winter-Themen im Winterzeitraum oder Wander-Themen für interessierte Wanderer). So erhöhen Sie die Chance, dass Ihr Gast das Angebot ansprechend findet.
Im Menü unter Einstellungen > Highlights können Sie die Highlights entweder einer Winter- oder Sommer-Saison zuweisen.
Jede Highlight-Kachel ist anklickbar und wird damit dem Angebot hinzugefügt oder abgewählt. Blau umrandete Kacheln sind aktiv und werden im Angebot angezeigt. Nicht umrandete Kacheln sind inaktiv.
Highlights werden auf Basis der Reisedaten und der im Highlight definierten Saison vorausgewählt.
Falls dieser Hinweis zu sehen ist, wurde bisher kein Highlight angelegt.
Über Einstellungen > Highlights können Sie jederzeit neue Highlights erstellen.
Falls Sie eine eigene Homepage für Ihren Hof haben, können Sie die vorhandenen Texte und Bilder nutzen, um ausreichend interessante Highlights zu erstellen.
Sparen Sie viel Zeit beim Erstellen Ihrer Buchungen - mit wenigen Klicks erhalten Sie eine professionelle Buchung!
Kurzinfo zur Buchung
Buchung erstellen, bearbeiten, versenden
individuelle Einstellungen möglich
Preis individuell einstellbar
Die Buchungsbestätigung bildet den letzten Schritt im gesamten Anfrage- und Angebotsprozess.
Eine Buchung entsteht entweder direkt aus einem Angebot oder wird als Direktbuchung ohne vorherige Anfrage angelegt.
Im Vorgang zu einer Buchung behalten Sie jederzeit den Überblick über bestätigte Aufenthalte, offene Zahlungen, Meldepflichten (falls Sie unseren Meldeclient nutzen) und die weitere Kommunikation mit dem Gast. Alle buchungsrelevanten Informationen sind zentral gebündelt und können bei Bedarf angepasst, ergänzt oder weiterverarbeitet werden.
Gast
Gast auswählen
Erstellen Sie einen Vorgang für den passende Gast, indem Sie eines der folgenden Merkmale eintragen:
- Name - Vorname - E-Mail-Adresse
Gast suchen
Gast auswählen
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Geben Sie z.B. den Nachnamen des gesuchten Gastes ein
Geben Sie z.B. den Vor- oder Nachnamen des Gastes ein. Das System zeigt Ihnen anschließend alle gefunden Gäste.
Sprache / Begrüßung
Entscheiden Sie, wie Sie den Gast ansprechen
Alle E-Mails enthalten im gesamten E-Mail-Verlauf die gewählte Ansprache bei.
Mögliche Ansprachen
persönlich per Du
höflich per Sie
familiär ihr und euch
Sie können Ihren Gästen aktuell E-Mails auf Deutsch oder Englisch zukommen lassen. Wählen Sie daher jeweils die entsprechende Sprache zu Beginn aus - egal, ob es sich um eine Anfrage, ein Angebot oder eine Buchungsbestätigung(siehe 3.3.3) handelt. Die Sprache ist hiermit für den Vorgang festgelegt.
Alle E-Mails enthalten im gesamten E-Mail-Verlauf die gewählte Ansprache bei.
Sie können die Ansprache auch in den Gaststammdaten ändern
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Die Anrede dient dazu, Ihren Gast (oder Ihre Gäste) in der korrekten Form anzusprechen. Wählen Sie zwischen Frau, Herr und Familie die passende Anrede aus.
Anrede und Begrüßung
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Für jeden Gast die passende Ansprache finden
Wählen Sie unter Anrede "Liebe(r) Vorname, Du ..." und unter Geschlecht "Familie" aus, um Ihre Gäste mit "Liebe Familie Meier, " anzureden.
Sie können diese Einstellung individuell einstellen - pro Angebot, Buchung(siehe 3.3.3), Gast (z.B. in den Gaststammdaten) etc.
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Lege Sie Ihre gewünschte Begrüßung für den Gast fest.
Wir bieten aktuell 9 unterschiedliche Begrüßungen an:
Hallo liebe(r) Vorname, Du ... / Hallo liebe Familie Nachname, Ihr ..
Guten Tag Herr/Frau/Familie Nachname, Sie ...
Liebe(r) Herr/Frau/Familie Nachname, Sie ...
Hallo Herr/Frau/Familie Nachname, Sie ...
Hallo Herr/Frau/Familie Nachname, Du ...
Hallo Vorname, Du ... / Hallo Familie Nachname, Ihr ...
Hallo liebe(r) Vorname, Du ... / Hallo liebe Familie Nachname, Ihr...
Liebe(r) Vorname, Du ... / Liebe Familie Nachname, Ihr ...
Servus Vorname, Du ... / Servus Familie Nachname, Ihr ...
Diese können Sie auch individuell pro Gast nochmal festlegen. Die Standard-Auswahl konfigurieren Sie in den E-Mail-Einstellungen.
Die gewählte Begrüßung wird für alle E-Mails des Vorgangs (oder des Gastes) verwendet.
Kontaktdaten
Legen Sie den Grundstein für einen Vorgang
Wählen Sie einen Stammgast aus oder legen einen neuen Gaststamm an!
Beim Erstellen eines neuen Vorgangs (z.B. einer Buchung(siehe 3.3.3) oder eines Angebots), wird entweder ein vorhandener Gast ausgewählt (meist über Gast suchen) - oder Sie tragen die neuen Kontaktdaten wie Name, Vorname etc. ein.
Beim Eintragen neuer Kontaktdaten wird in der Regel auch direkt ein neuer Gaststamm angelegt.
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Falls Sie ein Angebot oder eine Buchung(siehe 3.3.3) für einen neuen Gast anlegen, geben Sie bitte Name und Vorname an. Soll der Gast per E-Mail benachrichtigt werden, tragen Sie auch die E-Mail-Adresse an.
Möchten Sie das Angebot oder die Buchungsbestätigung(siehe 3.3.3) lediglich für den Gast ausdrucken, können Sie auf die Email-Adresse verzichten
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Achten Sie auf die korrekte Eingabe der E-Mail-Adresse!
Achten Sie bitte darauf, dass die E-Mail-Adresse als eindeutiges Identifizierungsmerkmal eines Gastes verwendet wird. Es können also nicht unterschiedliche Gäste dieselbe E-Mail-Adresse verwenden.
Damit es nicht zu Fehlern bei der Verwaltung Ihrer Gäste kommt, prüfen Sie unbedingt die Eingabe der Email-Adresse
Um Gäste eindeutig auseinander halten zu können, wird eine eindeutige Email-Adresse benötigt. Kontaktieren Sie unseren Support, falls es Gäststämme gibt, die vereinigt/zusammengelegt werden sollen.
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Keine E-Mail-Adresse bekannt
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Haben Sie keine E-Mail-Adresse vom Gast, dann lassen Sie das Feld zur Eingabe der E-Mail-Adresse bitte leer, es wird dann eine temporäre E-Mail-Adresse für diesen Gast hinterlegt.
Sie können die E-Mail-Adresse jederzeit im Gaststamm anpassen und die E-Mail an die neue Adresse erneut senden.
Anschrift / Firma
Möchten Sie während des Erstellens eines Vorgangs weitere Kontaktdaten wie z.B. die Anschrift oder die Firmendaten des Gastes angeben, klicken Sie auf den schwarzen Button Anschrift / Firma angeben.
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Nachdem Sie auf den Button Anschrift / Firma angeben ... geklickt haben, öffnen sich die weiteren Eingabefelder für die Adresse des Gastes sowie weitergehende Daten. Sie können diese Daten auch jederzeit in den Gaststammdaten aktualisieren.
Ergänzen Sie nun die Adressdaten sowie ggf. USt-ID der Firma, Faxnummer sowie das Geburtsdatum des Gastes.
Hier erfahren Sie, was Sie in einer Buchung(siehe 3.3.3) alles festlegen können.
Stornierung
Stornierungen
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Egal, ob vom Gast oder von Ihnen storniert - finden Sie schnell und einfach den gesuchten Vorgang.
Im Bereich Stornierungen behalten Sie jederzeit den Überblick über alle stornierten Vorgänge – unabhängig davon, ob die Stornierung vom Gast selbst oder von Ihnen vorgenommen wurde.
Die zentrale Übersicht ermöglicht es Ihnen, gezielt nach einzelnen Vorgängen zu suchen und diese schnell wiederzufinden. Über die Startseite oder das Hauptmenü oben rechts gelangen Sie ohne Umwege zur Stornierungsübersicht und können dort alle relevanten Informationen zum jeweiligen Vorgang einsehen, nachvollziehen und bei Bedarf weiterverarbeiten.
Sie suchen eine Ihrer Stornierungen? Über die Startseite oder das Menü oben rechts gelangen Sie schnell zur Übersicht.
Meldescheine
Alles im Blick, bevor Ihre Gäste anreisen
Über die Meldescheine behalten Sie alle meldepflichtigen Aufenthalte zentral im Blick und erkennen sofort, ob noch etwas zu tun ist.
Alles Wichtige auf einen Blick
Zentrale Übersicht aller meldepflichtigen Aufenthalte
Ungemeldete Anreisen sofort erkennen
Gästedaten gezielt ergänzen
Meldungen direkt an das Meldesystem
Weniger Aufwand durch frühzeitige Bearbeitung
Über den Schnelllink Meldescheine auf der Startseite behalten Sie jederzeit den Überblick über alle meldepflichtigen Gäste und Vorgänge. Dieser Bereich unterstützt Sie dabei, gesetzliche Meldepflichten effizient und ohne Umwege zu erfüllen.
Sie erkennen auf einen Blick, bei welchen Aufenthalten Meldedaten noch fehlen oder nicht vollständig übermittelt wurden, und können gezielt reagieren. So sparen Sie Zeit im Tagesgeschäft, vermeiden Nachfragen kurz vor der Anreise und stellen sicher, dass alle relevanten Daten rechtzeitig und korrekt vorliegen.
Die Meldescheine sind damit ein zentrales Werkzeug für eine reibungslose Ankunft Ihrer Gäste und eine sichere Abwicklung im Hintergrund.
Meldeclient aktivieren
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Der Meldeclient ermöglicht es Ihnen, Gästemeldungen und Abmeldungen direkt aus dem AnfrageAssistent an Feratel zu übermitteln.
Was wird für die Einrichtung benötigt?
Gemeindenummer / ÖSTAT der Gemeinde
MappingCode zur Hotelsoftware
Der Meldeclient steht ausschließlich Betrieben mit der Vollversion des AnfrageAssistenten zur Verfügung und wird als monatliche Zusatzleistung angeboten. Er ermöglicht Ihnen, Ihre Gäste direkt aus dem System heraus bei Feratel an- und abzumelden sowie Gästekarten zu erstellen. Neue Anreisen und offene Meldevorgänge werden übersichtlich auf der Startseite angezeigt, sodass Sie jederzeit den Überblick behalten.
In der Praxis wird der Meldeclient häufig mit einer Pre-Stay-Mail kombiniert. Diese wird automatisch vor der Anreise an Ihre Gäste versendet und kann einen Button zum Online-PreCheckIn enthalten. Dadurch tragen Gäste ihre melderelevanten Daten bereits vorab selbst ein, was den Aufwand beim Check-in deutlich reduziert.
Wichtig zu wissen ist, dass die technische Einrichtung der Schnittstelle nicht durch den Betrieb selbst, sondern grundsätzlich durch die zuständige Gemeinde bzw. Meldebehörde erfolgt. Auch Feratel darf Anpassungen nur auf direkten, schriftlichen Auftrag der Gemeinde vornehmen, da der Vertrag ausschließlich mit der Meldebehörde besteht. Es empfiehlt sich daher, frühzeitig Kontakt mit dem zuständigen Meldebüro oder Tourismusverband aufzunehmen.
Das technische Mapping und die Hinterlegung des MappingCodes werden in der Regel von der Gemeinde durchgeführt. Sollte dort Unsicherheit bestehen, kann Feratel unterstützen – jedoch ausschließlich auf schriftliche Anfrage der Gemeinde.
Übersicht der Meldescheine
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Die Übersicht zeigt Ihnen alle relevanten Vorgänge, ermöglicht das gezielte Nachpflegen von Gästedaten und unterstützt Sie dabei, Meldungen rechtzeitig und korrekt zu übermitteln.
Alles Wichtige auf einen Blick
Zentrale Übersicht aller meldepflichtigen Aufenthalte
Ungemeldete Anreisen sofort erkennen
Gästedaten gezielt ergänzen
Meldungen direkt an das Meldesystem
Weniger Aufwand durch frühzeitige Bearbeitung
Im Bereich Meldescheine werden alle Vorgänge angezeigt, für die Gästemeldedaten erforderlich sind. Sie sehen hier insbesondere ungemeldete oder unvollständige Anreisen und können die betroffenen Vorgänge direkt öffnen. Von dort aus lassen sich fehlende Daten prüfen, ergänzen oder – sofern verfügbar – direkt an das angebundene Meldesystem übermitteln.
Die Übersicht hilft Ihnen, meldepflichtige Aufenthalte frühzeitig zu erkennen und rechtzeitig zu bearbeiten. Dadurch reduzieren Sie manuelle Nacharbeiten, behalten auch bei vielen gleichzeitigen Anreisen den Überblick und stellen sicher, dass alle Meldungen korrekt und fristgerecht erfolgen.
Sie haben Fragen zur Benutzung oder möchten unsere Vollverion kostenlos testen?
Über den Button Support-Termin auf der Startseite können Sie jederzeit einen kostenlosen Schulungs-[Termin(siehe 5)] buchen.
Support-Termin
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Alle Fragen werden geklärt
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3.1.2. Suche
Vorgänge schnell und gezielt finden
Suchen Sie z.B. nach Buchungs- oder Rechnungsnummer
Die Suche ermöglicht es Ihnen, Vorgänge schnell und zuverlässig wiederzufinden – entweder über Namen, eindeutige Nummern oder weitere Merkmale – und führt Sie mit wenigen Eingaben direkt zum gewünschten Ergebnis.
Vorgang suchen
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Wonach kann gesucht werden?
Name
Vorname
E-Mail-Adresse
Buchungsnummer
Angebotsnummer
Rechnungsnummer
Reisedatum
Gesamtpreis der Buchung
Mit der integrierten Suche finden Sie jederzeit schnell den gewünschten Vorgang – unabhängig davon, wie lange er zurückliegt oder in welchem Status er sich befindet. Die Suche ist darauf ausgelegt, Ihnen mit möglichst wenig Eingabe direkt die passenden Ergebnisse anzuzeigen.
Sie können die Suche flexibel nutzen, indem Sie zum Beispiel den Vor- oder Nachnamen eines Gastes eingeben. Das System zeigt Ihnen anschließend automatisch alle zugehörigen Vorgänge an. Alternativ ist auch eine direkte Suche über eindeutige Kennzahlen möglich, wie etwa Angebots-, Buchungs- oder Rechnungsnummern. So gelangen Sie ohne Umwege direkt zum gesuchten Vorgang.
Unterstützt wird die Suche zudem durch weitere Kriterien wie E-Mail-Adresse, Reisedatum oder den Gesamtpreis der Buchung(siehe 3.3.3), was besonders bei ähnlichen Namen oder mehreren Vorgängen hilfreich ist. Bereits während der Eingabe werden passende Treffer laufend aktualisiert, sodass Sie in der Regel nach wenigen Zeichen das gewünschte Ergebnis sehen.
Die Suche ist damit ein zentrales Werkzeug, um Vorgänge effizient wiederzufinden, Rückfragen schnell zu klären und im Tagesgeschäft jederzeit den Überblick zu behalten.
3.1.3. Gespeicherte Entwürfe
Erfahren Sie, wie Sie Angebote und Buchungen für später speichern
Angebote, Buchungen und Rechnungen speichern und später fertigstellen.
Was kann als Entwurf gespeichert werden?
Angebote
Buchungen
Rechnungen
Angebote, Buchungen(siehe 3.3.3) und Rechnungen lassen sich zwischenspeichern, so dass Sie diese später bei Bedarf erneut öffnen und weiter bearbeiten können.
Nach dem Speichern werden sie auf der Startseite als Gepeicherte Entwürfe angezeigt. Sie lassen sich von dort direkt öffnen und weiter bearbeiten.
Falls sich ein derart gespeicherter Vorgang erledigt hat, kann dieser von hier aus jederzeit wieder gelöscht werden.
Entwürfe anzeigen
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Sie können jederzeit ihre Entwürfe auf der Startseite einsehen und bearbeiten.
Auf der Startseite finden Sie Ihre Entwürfe und können diese jederzeit weiter bearbeiten.
Klicken Sie auf bearbeiten oder löschen, um den gespeicherten Entwurf weiter zu bearbeiten oder dauerhaft zu entfernen.
Bei gespeicherten Buchungen(siehe 3.3.3) können Sie außerdem den Vorgang öffnen oder die Proformarechnung öffnen.
Behalten Sie Ihre kommende Belegung im Blick: Gäste, Personenanzahl, Stand der Bezahlung uvm. direkt im Zimmerplan einsehbar
Welche Zimmerpläne gibt es?
Verfügbarkeitskalender
Verfügbarkeit im AnfrageAssistenten
Übersichtskalender
Zimmer-Kalender
Differenz-Kalender
Anfrage-Kalender
Der Zimmerplan bietet mehrere Möglichkeiten zur Ansicht - nutzen Sie die für sich passenden Einstellungen.
Der beliebte Verfügbarkeitskalender zeigt immer die aktuelle Verfügbarkeit Ihrer Zimmer an (wie sie auch beim Channel-Manager hinterlegt ist, falls verbunden).
Hier lässt sich die Verfügbarkeit jederzeit anpassen, indem Sie in das entsprechende Feld klicken und die Zahl ändern. Ist ein Channel-Manager verbunden, wird die Änderung auch direkt synchronisiert, so dass alle angeschlossenen Dienste auf diese Verfügbarkeiten zurückgreifen können.
Der Differenz-Kalender hilft dabei, Abweichungen zwischen der Belegung im Channel-Manager und der im AnfrageAssistent errechneten sofort zu erkennen und zu beheben.
Ausführlicher Zimmerplan
Öffnen Sie den ausführlichen Zimmerplan, um Ihren Übersichtskalender für beliebige Zeiträume anzusehen. Der Kalender auf der Startseite zeigt maximal die nächsten 28 Tage an.
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Wählen Sie einen beliebigen Datumsbereich aus und betrachten die ausführlichen Kalender.
Im Verfügbarkeitskalender finden Sie die verschiedenen Verfügbarkeiten, dabei ist zu unterscheiden zwischer:
berechneter Verfügbarkeit (anhand der Buchungen(siehe 3.3.3), die im Übersichtskalender zu sehen, also im AnfrageAssistent gespeichert sind)
und
Verfügbarkeit beim Channel-Manager (z.B. Seekda)
Verfügbarkeit prüfen
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💡Praxistipp
✨Neue Funktion
Um Doppelbuchungen zu vermeiden, prüfen Sie regelmäßig Ihre Verfügbarkeiten. Aktivieren Sie den Differenz-Kalender, damit Ihnen Differenzen zwischen Verfügbarkeit bei Seekda und anhand im AnfrageAssistent eingetragener Buchungen(siehe 3.3.3) berechneter Verfügbarkeiten auffallen (achten Sie auf lila hinterlegte "-1").
Verfügbarkeit ändern
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💡Praxistipp
Aktualisieren Sie kurzfristig und mit nur einem Klick alle Verfügbarkeiten - direkt im Verfügbarkeitskalender!
Sie möchten für einen bestimmten Zeitraum die Verfügbarkeit Ihrer Zimmer ändern? Für kurze Zeiträume ist das problemlos möglich.
Kein Problem: Klicken Sie dafür im Verfügbarkeitskalender (oder im ausführlichen Zimmerplan) einfach in das entsprechende Feld und änder die Verfügbarkeit auf den gewünschten Wert (auf "0", falls das Zimmer nicht online buchbar sein soll).
Die Verfügbarkeit wird in Echtzeit direkt an Seekda übertragen, so dass alle externen Buchungsplattformen den neuen Status der Verfügbarkeit sofort kennen!
3.1.5. Laufende Vorgänge
Behalten Sie aktuelle Entwicklungen im Blick!
Um jederzeit schnell reagieren zu können, lohnt sich ein regelmäßiger Blick auf die Startseite
Was sehen Sie hier?
Individuelle Anfragen
Pool-Anfragen
Stornierungen
Offene Anzahlungen
Abgelehnte Angebote
Gab es individuelle oder Pool-Anfragen in den letzten 7 Tagen? Wurde eine Buchung(siehe 3.3.3) kurzfristig storniert? Sind offene Anzahlungen fällig, die geprüft und eingetragen werden wollen?
Die Übersicht der Laufenden Vorgänge zwingt Sie regelrecht aktiv zu werden: Antworten Sie auf abgelehnte Angebote z.B. mit einem alternativen Angebot oder erstellen Sie für neue Anfragen ein passendes Angebot.
Ein Gast hat mittlerweile einen offenen Betrag für seine anstehende Reise überwiesen? Prima! Erstellen Sie für die eingegangene Anzahlung eine Anzahlungsrechnung.
Oder ist eine offene Anzahlung schon länger unbeglichen und taucht immer wieder auf der Startseite auf? Nutzen Sie die Gelegenheit und schicken Ihrem Gast eine freundliche Zahlungserinnerung.
Reagieren Sie schnell und passend - die laufenden Vorgänge sollten regelmäßig abgearbeitet werden!
Ablehnungen (der letzten 7 Tage)
Ablehnungen (der letzten 7 Tage)
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Senden Sie eine kurze Nachricht an Ihre Gäste - auch bei abgelehnten Angeboten!
Auf ein abgelehntes Angebot reagieren
Freundliches Danke senden
Alternatives Angebot senden
Um das Verhältnis zu Ihren Gästen zu pflegen, senden Sie auch bei abgelehnten Angeboten ein freundliches Danke! Alternativ können Sie auch ein weiteres Angebot an den Gast versenden.
Klicken Sie dafür zunächst auf den angezeigten Vorgang, um die Übersicht zu öffnen. Anschließend können Sie entweder auf den Button Freundliches Danke senden klicken, um eine Antwort zu versenden oder auf Alternatives Angebot senden für ein weiteres Angebot an den Gast.
Auf der Startseite sehen Sie die abgelehnten AngeboteÖffnen Sie den Vorgang oder senden Sie eine passende Antwort!
Freundliches Danke
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💡Praxistipp
Wenden Sie sich an unseren Support, wenn wir den Text für Sie anpassen sollen!
Ein freundliches Danke zeigt dem Gast, dass Sie ihn schätzen und sich die Zeit nehmen, ihm sogar auf seine Ablehnung zu antworten.
Anfragen (der letzten 7 Tage)
Offene Anzahlungen
Stornierungen (der letzten 7 Tage)
3.1.6. Meldescheine
Auf der Startseite direkt ungemeldete An- und Abreisen erkennen
Damit Sie ihren Meldepflichten nachkommen, nutzen Sie die Übersicht auf der Startseite
Was finden Sie hier?
Noch nicht angemeldete Gäste
Nicht abgemeldete Gäste
Im Abschnitt Meldescheine werden Ihnen alle Vorgänge zu ungemeldeten An- und Abreisen aufgelistet.
Sie finden also unter Ungemeldete Anreisen alle Gäste der letzten 30 Tage, die noch angemeldet werden müssen.
Im Abschnitt Ungemeldete Abeisen sind alle Gäste zu finden, die bereits angemeldet sind, aber am heutigen Tag oder eher abgereist sind. Nutzen Sie jetzt die Gelegenheit, ihre bereits abgereisten Gäste zeitnah wieder abzumelden.
Ungemeldete Anreisen
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•Optionale Zusatzfunktion
Behalten Sie den Überblick über Ihre noch nicht gemeldeten Gäste!
Unser Meldeclient bietet Ihnen die Möglichkeit, Gäste unkompliziert über den AnfrageAssistent an den Tourismusverband zu melden.
Über den Button Meldedaten eingeben im Vorgang können Sie bequem die Daten Ihres Gastes eintragen und jederzeit an Feratel übermitteln. So sparen Sie viel Zeit und Nerven bei der An- und Abmeldung Ihrer Gäste für die Berechnung der Ortstaxe.
Sie können die Anmeldung jederzeit nachholen, geben Sie einfach die Gästedaten ein.
Online-Pre-CheckIn
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💡Praxistipp
Geben Sie Ihren Gäste die Möglichkeit für einen Pre-CheckIn
Gerne richten für Sie den Online Pre-CheckIn ein!
Zeit sparen mit dem Meldeclient Damit Ihnen die Meldedaten Ihrer Gäste bereits vor der Anreise vorliegen und Sie diese direkt über den Meldeclient bei Feratel übermitteln können, nutzen Sie die Pre-Stay-Mail. Diese wird automatisch vor der Anreise an Ihre Gäste versendet und enthält einen Button, über den die benötigten Gästedaten bequem eingegeben werden können.
Sie erhalten dafür Vorlagen, die Sie nach Ihren Vorstellungen anpassen und anschließend zurücksenden können. Nach der Hinterlegung der Texte im System werden die E-Mails automatisch an alle Gäste verschickt, die über den AnfrageAssistent gebucht haben, sofern eine E-Mail-Adresse vorhanden ist und der E-Mail-Versand aktiviert wurde.
Bitte teilen Sie außerdem mit, wie viele Tage vor der Anreise beziehungsweise nach der Abreise die E-Mail an die Gäste versendet werden soll.
Ungemeldete Abreisen
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•Optionale Zusatzfunktion
Achten Sie darauf, Ihre Gäste wieder zeitnah über den Meldeclient abzumelden.
Achten Sie darauf, Ihre Gäste wieder zeitnah über den Meldeclient abzumelden. Auf der Startseite finden Sie alle Gäste, die bisher nicht abgemeldet wurden.
Klicken Sie auf den Vorgang, um den Gast über den Meldeclient wieder abzumelden.
3.1.7. Warte auf Gast
Achten Sie darauf, ob Ihr Gast sich schon zurück gemeldet hat
Was wird hier angzeigt?
Angebotserinnerungen
Abschlussrechnungen mit Zahlungsaufforderungen
Wenn Sie ein Angebot an einen Gast versendet haben, kann es manchmal in Vergessenheit geraten. Mit der Übersicht Warte auf Gast am Ende der Startseite bleiben Sie darüber jederzeit im Bilde.
Nutzen Sie die Gelegenheit und versenden ggf. ein alternatives Angebot zu erstellen. Sie können also bei einem Angebot, auf das ein Gast bisher nicht reagiert hat, jederzeit das Angebot anpassen und erneut versenden.
Abschlussrechnungen mit Zahlungsaufforderungen
3.2. Hauptmenü
Die Leiste ganz oben - das Hauptmenü
Über das Hauptmenü oben rechts gelangen Sie jederzeit schnell zu zentralen Funktionen der Software.
Optionen im Hauptmenü
Ausführlicher Zimmerplan
Statistik
Hilfe & Support
Einstellungen
Schnellmenü
Das Hauptmenü dient als feste Anlaufstelle für übergeordnete Bereiche wie Übersichten, Einstellungen sowie Hilfe- und Supportfunktionen und steht Ihnen unabhängig davon zur Verfügung, wo Sie sich gerade im System befinden.
Durch die kompakte und klar strukturierte Darstellung können Sie gezielt und ohne Umwege zwischen wichtigen Bereichen wechseln, auch während Sie aktiv an einem Vorgang arbeiten. Das Hauptmenü unterstützt Sie dabei, effizient zu navigieren, den Überblick zu behalten und die Software sicher und routiniert zu nutzen.
3.2.1. Ausführlicher Zimmerplan
Öffnen Sie den ausführlichen Zimmerplan, um Ihren Übersichtskalender für beliebige Zeiträume anzusehen. Der Kalender auf der Startseite zeigt maximal die nächsten 28 Tage an.
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Wählen Sie einen beliebigen Datumsbereich aus und betrachten die ausführlichen Kalender.
Sehen Sie sich die Zahlen Ihrer Einnahmen als Jahres- oder Monatsstatikstik (oder eines beliebigen Zeitraums) an.
Datumsbereich einstellen
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Sie können für beliebige Zeiträume Statistiken auswerten - egal ob Wochen, Monate oder Jahre.
3.2.3. Hilfe & Support
Hier finden Sie einige wichtige Hilfestellungen für interessante Optionen im AnfrageAssistent.
Anfrageformular
Ihr Gast wählt seinen gewünschten Zeitraum aus und macht weitere Angaben zur Belegung.
Vorteile des Formulars
Anfragen schneller beantworten
Keine Fehler beim Übertragen der Daten aus einer Email
Zeit sparen - mit einem Klick antworten
Keine Anfrage mehr übersehen
alle Anfragen auf der Startseite
Übersicht im Kalender
Nutzen Sie die Power Ihres ganz persönlichen Anfrageformulars - und genieren so noch mehr Buchungen(siehe 3.3.3)!
Das Anfrageformular ist ein zentrales Werkzeug, um Anfragen von Ihrer Website strukturiert zu erfassen und anschließend weiterzuverarbeiten. Jede Anfrage eines Gastes wird automatisch von Ihrer Homepage in den AnfrageAssistent geladen, sodass alle Anfragen übersichtlich angezeigt und sofort von Ihnen bearbeitet werden können.
Auf diese Weise vermeiden Sie weitere manuelle Zwischenschritte, reagieren schneller auf neue Anfragen und erhöhen gezielt die Chance, aus einer Anfrage eine konkrete Buchung(siehe 3.3.3) zu machen.
Anfrageformular einbinden
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•Nur in der Vollversion
Anfragen von Ihrer Website werden automatisch im System erfasst, wenn Sie unser Anfrageformular Ihrer Homepage einbinden
Damit zukünftige Anfragen von Ihrer Internetseite direkt an die Datenbank übergeben werden, binden Sie das Anfrageformular auf eine der folgenden Möglichkeiten auf Ihrer Homepage ein:
Über den Button lässt sich jederzeit ein passendes Angebot erstellen.
Sobald eine Anfrage über das Formular erstellt wurde, werden Sie einerseits per E-Mail benachrichtigt, andererseits wird die Anfrage direkt auf der Startseite im AnfrageAssistent angezeigt.
Sie können die Anfrage nun direkt mit einem passenden Angebot beantworten beantworten, indem Sie auf den Button Angebot erstellen klicken.
Mit nur einem Klick lässt sich jede Anfrage über das Anfrageformular beantworten.
TeamViewer
Per TeamViewer können wir direkt helfen
Per TeamViewer können wir direkt helfen Per TeamViewer können wir direkt helfen Per TeamViewer können wir direkt helfen
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Damit wir Ihnen direkt auf Ihrem Computer die Funktion des AnfrageAssistenten erklären können, öffnen Sie TeamViewer und teilen uns die dort angezeigte 9-stellige Nummer und das angezeigte Passwort mit.
Sollten Sie den TeamViewer Quick Support oder einen andere TeamViewer-Version nicht bereits installiert haben, laden Sie diesen unter folgendem Link herunter und führen Sie sie aus:
Richten Sie den AnfrageAssistent optimal für Ihre Bedürfnisse ein!
Ein Klick auf die Zahnräder führt Sie zu den wichtigsten Einstellungen
Folgende Einstellungen <br>finden Sie hier
Stammdaten
Leistungen & Preise
Erweiterungen
Finden Sie alle weiteren Einstellungen, die es Ihnen ermöglicht, den AnfrageAssistent optimal auf Ihre Bedürfnisse einzustellen.
Stammdaten
Ein kleiner Text der Teilfunktion
Menüpunkte
Stammdaten
E-Mail
AGB
Sonstiges
Highlights
Ein langer Text der Teilfunktion
Stammdaten
Über Ihren Betrieb
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Aktualisieren Sie bei Bedarf Ihre Angaben in den Stammdaten.
E-Mail
Leistungen & Preise
Erweiterungen
3.2.5. Hamburger Menü // Schnellmenü
Navigieren Sie schnell und einfach zu den gesuchten Punkten
Support Termin buchen
Sie haben Fragen zur Benutzung oder möchten unsere Vollverion kostenlos testen?
Über den Button Support-Termin auf der Startseite können Sie jederzeit einen kostenlosen Schulungs-[Termin(siehe 5)] buchen.
Support-Termin
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ℹ️Hinweis
In einer kostenlosen Schulung erfahren Sie alles, was Sie für die Benutzung wissen müssen
Vorteile einer Schulung
Alle Fragen werden geklärt
Persönliche Beratung
Sie können direkt anfangen!
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Ausführlicher Zimmerplan
Öffnen Sie den ausführlichen Zimmerplan, um Ihren Übersichtskalender für beliebige Zeiträume anzusehen. Der Kalender auf der Startseite zeigt maximal die nächsten 28 Tage an.
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Wählen Sie einen beliebigen Datumsbereich aus und betrachten die ausführlichen Kalender.
Erstellen Sie schnell und einfach einen neuen Vorgang
Was für Vorgänge können erstellt werden?
Anfrage
Angebot
Buchung
Rechnung
Termin
Über den Plus-Button unten rechts im AnfrageAssistent können Sie schnell und ohne große Umwege einen beliebigen Vorgang neu anlegen. Sei es, ein Gast ruft bei Ihnen an und möchte ein Angebot zugeschickt bekommen oder direkt reservieren.
Auch wenn ein Gast bei Ihnen Urlaub macht und direkt vor Ort fürs kommende Jahr buchen möchte, können Sie über den Plus-Button direkt eine passende Buchungsbestätigung(siehe 3.3.3) für den Gast erstellen.
3.3.1. Anfrage
Anfragen ansehen und bearbeiten
Wann eine Anfrage erstellen?
Gast ruft an
Sie möchten sich die Anfrage vormerken
Stammgast erwartet ein Angebot
Nehmen Sie jederzeit eine neue Anfrage von einem Gast auf, die sie später mit einem Angebot beantworten können.
Wann ist es sinnvoll, eine neue Anfrage aufzunehmen?
ein Gast ruft an und möchte ein Angebot einholen
ein Gast bittet vor Ort um ein passendes Angebot
sie haben gerade keine Zeit, ein passendes Angebot zu erstellen
Gast
Gast auswählen
Erstellen Sie einen Vorgang für den passende Gast, indem Sie eines der folgenden Merkmale eintragen:
- Name - Vorname - E-Mail-Adresse
Gast suchen
Gast auswählen
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Geben Sie z.B. den Nachnamen des gesuchten Gastes ein
Geben Sie z.B. den Vor- oder Nachnamen des Gastes ein. Das System zeigt Ihnen anschließend alle gefunden Gäste.
Sprache / Begrüßung
Entscheiden Sie, wie Sie den Gast ansprechen
Alle E-Mails enthalten im gesamten E-Mail-Verlauf die gewählte Ansprache bei.
Mögliche Ansprachen
persönlich per Du
höflich per Sie
familiär ihr und euch
Sie können Ihren Gästen aktuell E-Mails auf Deutsch oder Englisch zukommen lassen. Wählen Sie daher jeweils die entsprechende Sprache zu Beginn aus - egal, ob es sich um eine Anfrage, ein Angebot oder eine Buchungsbestätigung(siehe 3.3.3) handelt. Die Sprache ist hiermit für den Vorgang festgelegt.
Alle E-Mails enthalten im gesamten E-Mail-Verlauf die gewählte Ansprache bei.
Sie können die Ansprache auch in den Gaststammdaten ändern
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Sie können Ihren Gästen aktuell E-Mails auf Deutsch oder Englisch zukommen lassen. Wählen Sie daher jeweils die entsprechende Sprache zu Beginn aus - egal, ob es sich um eine Anfrage, ein Angebot oder eine Buchungsbestätigung(siehe 3.3.3) handelt. Die Sprache ist hiermit für den Vorgang festgelegt.
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Die Anrede dient dazu, Ihren Gast (oder Ihre Gäste) in der korrekten Form anzusprechen. Wählen Sie zwischen Frau, Herr und Familie die passende Anrede aus.
Anrede und Begrüßung
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💡Praxistipp
Für jeden Gast die passende Ansprache finden
Wählen Sie unter Anrede "Liebe(r) Vorname, Du ..." und unter Geschlecht "Familie" aus, um Ihre Gäste mit "Liebe Familie Meier, " anzureden.
Sie können diese Einstellung individuell einstellen - pro Angebot, Buchung(siehe 3.3.3), Gast (z.B. in den Gaststammdaten) etc.
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Lege Sie Ihre gewünschte Begrüßung für den Gast fest.
Wir bieten aktuell 9 unterschiedliche Begrüßungen an:
Hallo liebe(r) Vorname, Du ... / Hallo liebe Familie Nachname, Ihr ..
Guten Tag Herr/Frau/Familie Nachname, Sie ...
Liebe(r) Herr/Frau/Familie Nachname, Sie ...
Hallo Herr/Frau/Familie Nachname, Sie ...
Hallo Herr/Frau/Familie Nachname, Du ...
Hallo Vorname, Du ... / Hallo Familie Nachname, Ihr ...
Hallo liebe(r) Vorname, Du ... / Hallo liebe Familie Nachname, Ihr...
Liebe(r) Vorname, Du ... / Liebe Familie Nachname, Ihr ...
Servus Vorname, Du ... / Servus Familie Nachname, Ihr ...
Diese können Sie auch individuell pro Gast nochmal festlegen. Die Standard-Auswahl konfigurieren Sie in den E-Mail-Einstellungen.
Die gewählte Begrüßung wird für alle E-Mails des Vorgangs (oder des Gastes) verwendet.
Kontaktdaten
Legen Sie den Grundstein für einen Vorgang
Wählen Sie einen Stammgast aus oder legen einen neuen Gaststamm an!
Beim Erstellen eines neuen Vorgangs (z.B. einer Buchung(siehe 3.3.3) oder eines Angebots), wird entweder ein vorhandener Gast ausgewählt (meist über Gast suchen) - oder Sie tragen die neuen Kontaktdaten wie Name, Vorname etc. ein.
Beim Eintragen neuer Kontaktdaten wird in der Regel auch direkt ein neuer Gaststamm angelegt.
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Falls Sie ein Angebot oder eine Buchung(siehe 3.3.3) für einen neuen Gast anlegen, geben Sie bitte Name und Vorname an. Soll der Gast per E-Mail benachrichtigt werden, tragen Sie auch die E-Mail-Adresse an.
Möchten Sie das Angebot oder die Buchungsbestätigung(siehe 3.3.3) lediglich für den Gast ausdrucken, können Sie auf die Email-Adresse verzichten
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ℹ️Hinweis
Achten Sie auf die korrekte Eingabe der E-Mail-Adresse!
Achten Sie bitte darauf, dass die E-Mail-Adresse als eindeutiges Identifizierungsmerkmal eines Gastes verwendet wird. Es können also nicht unterschiedliche Gäste dieselbe E-Mail-Adresse verwenden.
Damit es nicht zu Fehlern bei der Verwaltung Ihrer Gäste kommt, prüfen Sie unbedingt die Eingabe der Email-Adresse
Um Gäste eindeutig auseinander halten zu können, wird eine eindeutige Email-Adresse benötigt. Kontaktieren Sie unseren Support, falls es Gäststämme gibt, die vereinigt/zusammengelegt werden sollen.
Kontaktieren Sie unseren Support, falls es Gäststämme gibt, die vereinigt/zusammengelegt werden sollen.
Keine E-Mail-Adresse bekannt
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💡Praxistipp
Haben Sie keine E-Mail-Adresse vom Gast, dann lassen Sie das Feld zur Eingabe der E-Mail-Adresse bitte leer, es wird dann eine temporäre E-Mail-Adresse für diesen Gast hinterlegt.
Sie können die E-Mail-Adresse jederzeit im Gaststamm anpassen und die E-Mail an die neue Adresse erneut senden.
Anschrift / Firma
Möchten Sie während des Erstellens eines Vorgangs weitere Kontaktdaten wie z.B. die Anschrift oder die Firmendaten des Gastes angeben, klicken Sie auf den schwarzen Button Anschrift / Firma angeben.
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Klicken Sie auf den schwarzen Button, um weitere Adressfelder anzeigen zu lassen.
Nachdem Sie auf den Button Anschrift / Firma angeben ... geklickt haben, öffnen sich die weiteren Eingabefelder für die Adresse des Gastes sowie weitergehende Daten. Sie können diese Daten auch jederzeit in den Gaststammdaten aktualisieren.
Ergänzen Sie nun die Adressdaten sowie ggf. USt-ID der Firma, Faxnummer sowie das Geburtsdatum des Gastes.
Beim Klick in ein Datumsfeld öffnet sich der Kalender.
Bedienelemente im Kalender:
Reiter Anreise / Abreise: Wechseln Sie, ob Sie gerade das Anreise- oder Abreisedatum setzen. Monat/Jahr-Anzeige (z. B. „Jan 2026“): Zeigt den aktuell sichtbaren Zeitraum. Pfeile links/rechts neben Monat/Jahr: Blättern Sie durch Monate. Tagesfelder: Klicken Sie einen Tag an, um ihn auszuwählen. ABBRECHEN: Schließt den Kalender ohne Übernahme. OK: Übernimmt die Auswahl und trägt die Daten in die Felder ein.
Datum der Abreise
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Beim Klick in ein Datumsfeld öffnet sich der Kalender.
Bedienelemente im Kalender:
Reiter Anreise / Abreise: Wechseln Sie, ob Sie gerade das Anreise- oder Abreisedatum setzen.
Monat/Jahr-Anzeige (z. B. „Jan 2026“): Zeigt den aktuell sichtbaren Zeitraum.
Pfeile links/rechts neben Monat/Jahr: Blättern Sie durch Monate.
Tagesfelder: Klicken Sie einen Tag an, um ihn auszuwählen.
ABBRECHEN: Schließt den Kalender ohne Übernahme.
OK: Übernimmt die Auswahl und trägt die Daten in die Felder ein.
Verfügbarkeitskalender
Ist das Zimmer zum angefragten Zeitpunkt frei?
Behalten Sie die Verfügbarkeiten im Blick und passen bei Bedarf direkt an.
Behalten Sie die Verfügbarkeiten im Blick und passen bei Bedarf direkt an. Behalten Sie die Verfügbarkeiten im Blick und passen bei Bedarf direkt an. Behalten Sie die Verfügbarkeiten im Blick und passen bei Bedarf direkt an.
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Klicken Sie auf anzeigen oder verbergen, um den Kalender anzeigen zu lassen.
Vergleichen Sie die Belegung des ausgewählten Reisezeitraum und stellen sicher, dass freie Zimmer zur Verfügung stehen und die Verfügbarkeit im Channel-Manager korrekt hinterlegt ist.
Kalender anpassen
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💡Praxistipp
Sollte die Funktion Kalender anpassen nicht zu sehen sein, müssen Sie die Option zunächst per Einstellungen > Sonstiges aktivieren.
3.3.2. Angebot
Wie Sie ein Angebot erstellen
Das Erstellen eines Angebots ist eine der zentralen Funktionen im AnfrageAssistent. Mit nur wenigen Klicks und Eingaben erhält Ihr Gast von Ihnen ein professionelles Angebot!
Erstellen Sie jederzeit ein neues Angebot!
Sie können jederzeit ein Angebot erstellen - egal, ob der Gast bei Ihnen vor Ort ist, sie angerufen hat oder per E-Mail mit Ihnen Kontakt aufgenommen hat.
Erstellen Sie mit wenigen Mausklicks ein fertiges, hochprofessionelles Angebot für Ihre Gäste!
Angebot erstellen
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Bei jeder Gelegenheit für jeden Gast das passende Angebot
Angebot erstellen, bei ...
einer mündlichen Anfrage vor Ort
einer telefonischen Anfrage
einer Anfrage per E-Mail
Klicken Sie entweder auf den Button Angebot erstellen oder +Angebot, um jederzeit ein neues Angebot für einen Gast zu erstellen. Anschließend können Sie es ausdrucken oder per E-Mail an den Gast versenden.
Nehmen Sie alle individuellen Eingaben für das Angebot vor, wie z.B. Kontaktdaten, Firmenanschrift, Sprache und Begrüßung uvm.
Gast
Gast auswählen
Erstellen Sie einen Vorgang für den passende Gast, indem Sie eines der folgenden Merkmale eintragen:
- Name - Vorname - E-Mail-Adresse
Gast suchen
Gast auswählen
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Geben Sie z.B. den Nachnamen des gesuchten Gastes ein
Geben Sie z.B. den Vor- oder Nachnamen des Gastes ein. Das System zeigt Ihnen anschließend alle gefunden Gäste.
Sprache / Begrüßung
Entscheiden Sie, wie Sie den Gast ansprechen
Alle E-Mails enthalten im gesamten E-Mail-Verlauf die gewählte Ansprache bei.
Mögliche Ansprachen
persönlich per Du
höflich per Sie
familiär ihr und euch
Sie können Ihren Gästen aktuell E-Mails auf Deutsch oder Englisch zukommen lassen. Wählen Sie daher jeweils die entsprechende Sprache zu Beginn aus - egal, ob es sich um eine Anfrage, ein Angebot oder eine Buchungsbestätigung(siehe 3.3.3) handelt. Die Sprache ist hiermit für den Vorgang festgelegt.
Alle E-Mails enthalten im gesamten E-Mail-Verlauf die gewählte Ansprache bei.
Sie können die Ansprache auch in den Gaststammdaten ändern
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Sie können Ihren Gästen aktuell E-Mails auf Deutsch oder Englisch zukommen lassen. Wählen Sie daher jeweils die entsprechende Sprache zu Beginn aus - egal, ob es sich um eine Anfrage, ein Angebot oder eine Buchungsbestätigung(siehe 3.3.3) handelt. Die Sprache ist hiermit für den Vorgang festgelegt.
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Die Anrede dient dazu, Ihren Gast (oder Ihre Gäste) in der korrekten Form anzusprechen. Wählen Sie zwischen Frau, Herr und Familie die passende Anrede aus.
Anrede und Begrüßung
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💡Praxistipp
Für jeden Gast die passende Ansprache finden
Wählen Sie unter Anrede "Liebe(r) Vorname, Du ..." und unter Geschlecht "Familie" aus, um Ihre Gäste mit "Liebe Familie Meier, " anzureden.
Sie können diese Einstellung individuell einstellen - pro Angebot, Buchung(siehe 3.3.3), Gast (z.B. in den Gaststammdaten) etc.
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Lege Sie Ihre gewünschte Begrüßung für den Gast fest.
Wir bieten aktuell 9 unterschiedliche Begrüßungen an:
Hallo liebe(r) Vorname, Du ... / Hallo liebe Familie Nachname, Ihr ..
Guten Tag Herr/Frau/Familie Nachname, Sie ...
Liebe(r) Herr/Frau/Familie Nachname, Sie ...
Hallo Herr/Frau/Familie Nachname, Sie ...
Hallo Herr/Frau/Familie Nachname, Du ...
Hallo Vorname, Du ... / Hallo Familie Nachname, Ihr ...
Hallo liebe(r) Vorname, Du ... / Hallo liebe Familie Nachname, Ihr...
Liebe(r) Vorname, Du ... / Liebe Familie Nachname, Ihr ...
Servus Vorname, Du ... / Servus Familie Nachname, Ihr ...
Diese können Sie auch individuell pro Gast nochmal festlegen. Die Standard-Auswahl konfigurieren Sie in den E-Mail-Einstellungen.
Die gewählte Begrüßung wird für alle E-Mails des Vorgangs (oder des Gastes) verwendet.
Kontaktdaten
Legen Sie den Grundstein für einen Vorgang
Wählen Sie einen Stammgast aus oder legen einen neuen Gaststamm an!
Beim Erstellen eines neuen Vorgangs (z.B. einer Buchung(siehe 3.3.3) oder eines Angebots), wird entweder ein vorhandener Gast ausgewählt (meist über Gast suchen) - oder Sie tragen die neuen Kontaktdaten wie Name, Vorname etc. ein.
Beim Eintragen neuer Kontaktdaten wird in der Regel auch direkt ein neuer Gaststamm angelegt.
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Falls Sie ein Angebot oder eine Buchung(siehe 3.3.3) für einen neuen Gast anlegen, geben Sie bitte Name und Vorname an. Soll der Gast per E-Mail benachrichtigt werden, tragen Sie auch die E-Mail-Adresse an.
Möchten Sie das Angebot oder die Buchungsbestätigung(siehe 3.3.3) lediglich für den Gast ausdrucken, können Sie auf die Email-Adresse verzichten
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ℹ️Hinweis
Achten Sie auf die korrekte Eingabe der E-Mail-Adresse!
Achten Sie bitte darauf, dass die E-Mail-Adresse als eindeutiges Identifizierungsmerkmal eines Gastes verwendet wird. Es können also nicht unterschiedliche Gäste dieselbe E-Mail-Adresse verwenden.
Damit es nicht zu Fehlern bei der Verwaltung Ihrer Gäste kommt, prüfen Sie unbedingt die Eingabe der Email-Adresse
Um Gäste eindeutig auseinander halten zu können, wird eine eindeutige Email-Adresse benötigt. Kontaktieren Sie unseren Support, falls es Gäststämme gibt, die vereinigt/zusammengelegt werden sollen.
Kontaktieren Sie unseren Support, falls es Gäststämme gibt, die vereinigt/zusammengelegt werden sollen.
Keine E-Mail-Adresse bekannt
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💡Praxistipp
Haben Sie keine E-Mail-Adresse vom Gast, dann lassen Sie das Feld zur Eingabe der E-Mail-Adresse bitte leer, es wird dann eine temporäre E-Mail-Adresse für diesen Gast hinterlegt.
Sie können die E-Mail-Adresse jederzeit im Gaststamm anpassen und die E-Mail an die neue Adresse erneut senden.
Anschrift / Firma
Möchten Sie während des Erstellens eines Vorgangs weitere Kontaktdaten wie z.B. die Anschrift oder die Firmendaten des Gastes angeben, klicken Sie auf den schwarzen Button Anschrift / Firma angeben.
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Klicken Sie auf den schwarzen Button, um weitere Adressfelder anzeigen zu lassen.
Nachdem Sie auf den Button Anschrift / Firma angeben ... geklickt haben, öffnen sich die weiteren Eingabefelder für die Adresse des Gastes sowie weitergehende Daten. Sie können diese Daten auch jederzeit in den Gaststammdaten aktualisieren.
Ergänzen Sie nun die Adressdaten sowie ggf. USt-ID der Firma, Faxnummer sowie das Geburtsdatum des Gastes.
Grundlegenden Einstellungen wie Datum der An- und Abreise einrichten
Prüfen Sie, ob die Reisedaten und die Verpflegungseinstellungen korrekt hinterlegt sind.
Die grundlegenden Einstellungen wie Datum der An- und Abreise können Sie hier festlegen.
Bild auswählen
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Zeigen Sie sich Ihren Gästen von der besten Seite - ein passendes Bild für Ihren E-Mail-Verlauf
Klicken Sie im Abschnitt Bild auf ein Vorschaubild, um es als Bild für den Vorgang zu setzen. Das Bild wird für alle weiteren E-Mails des Vorgangs verwendet, sofern kein anderes Bild ausgewählt wird.
Ein markierter Rahmen zeigt, welches Bild aktuell ausgewählt ist.
Über weitere Bilder anzeigen erweitern Sie die Auswahl (z. B. wenn mehrere Bilder hinterlegt sind als zunächst angezeigt).
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Beim Klick in ein Datumsfeld öffnet sich der Kalender.
Bedienelemente im Kalender:
Reiter Anreise / Abreise: Wechseln Sie, ob Sie gerade das Anreise- oder Abreisedatum setzen. Monat/Jahr-Anzeige (z. B. „Jan 2026“): Zeigt den aktuell sichtbaren Zeitraum. Pfeile links/rechts neben Monat/Jahr: Blättern Sie durch Monate. Tagesfelder: Klicken Sie einen Tag an, um ihn auszuwählen. ABBRECHEN: Schließt den Kalender ohne Übernahme. OK: Übernimmt die Auswahl und trägt die Daten in die Felder ein.
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Beim Klick in ein Datumsfeld öffnet sich der Kalender.
Bedienelemente im Kalender:
Reiter Anreise / Abreise: Wechseln Sie, ob Sie gerade das Anreise- oder Abreisedatum setzen.
Monat/Jahr-Anzeige (z. B. „Jan 2026“): Zeigt den aktuell sichtbaren Zeitraum.
Pfeile links/rechts neben Monat/Jahr: Blättern Sie durch Monate.
Tagesfelder: Klicken Sie einen Tag an, um ihn auszuwählen.
ABBRECHEN: Schließt den Kalender ohne Übernahme.
OK: Übernimmt die Auswahl und trägt die Daten in die Felder ein.
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Unter Angebotsnummer sehen Sie die interne Kennung des Angebots (z. B. A2026-00001).
Die Angebotsnummer dient der eindeutigen Zuordnung.
Verwenden Sie diese Nummer in der Kommunikation oder internen Rückfragen, wenn mehrere Angebote parallel erstellt werden.
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Im Feld Ihr Kommentar hinterlegen Sie Zusatztexte, z. B. Sonderwünsche oder individuelle Hinweise oder eine ganz persönliche Ansprache an Ihren Gast.
Der Kommentar wird als Teil der Angebotskommunikation verwendet.
Hinweis im Formular: Anrede und Signatur werden automatisch ergänzt.
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Unter Verpflegungsleistung wählen Sie die Verpflegung für das Angebot.
Öffnen Sie die Auswahl über den Dropdown-Pfeil.
Wirkung: Die Verpflegung kann die angebotenen Zimmerpreise beeinflussen. Im Angebot steht dann z.B. "Frühstück" oder "ohne Verpflegung".
In nachgelagerten Bereichen (z. B. Preis übersteuern) erscheint die Verpflegung ebenfalls als auswählbares Feld.
Verfügbarkeitskalender
Ist das Zimmer zum angefragten Zeitpunkt frei?
Behalten Sie die Verfügbarkeiten im Blick und passen bei Bedarf direkt an.
Behalten Sie die Verfügbarkeiten im Blick und passen bei Bedarf direkt an. Behalten Sie die Verfügbarkeiten im Blick und passen bei Bedarf direkt an. Behalten Sie die Verfügbarkeiten im Blick und passen bei Bedarf direkt an.
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Klicken Sie auf anzeigen oder verbergen, um den Kalender anzeigen zu lassen.
Vergleichen Sie die Belegung des ausgewählten Reisezeitraum und stellen sicher, dass freie Zimmer zur Verfügung stehen und die Verfügbarkeit im Channel-Manager korrekt hinterlegt ist.
Kalender anpassen
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💡Praxistipp
Sollte die Funktion Kalender anpassen nicht zu sehen sein, müssen Sie die Option zunächst per Einstellungen > Sonstiges aktivieren.
Highlights auswählen
Im Abschnitt Highlights auswählen steuern Sie, welche Highlights im Angebot angezeigt werden.
Was bietet sich als Highlight an?
- besondere Aktivitäten in der Nähe (Wanderwege, Skipisten etc.) - was Kindern gefallen könnte (z.B. Tiere, Spielplatz, Pool etc.) - eigene Hofprodukte (Eier, Marmeladen, Wurst etc.) - was man noch auf Ihrem Hof unternehmen kann (Reitstunden, Streichelzoo etc.)
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So wird ein ausgewähltes Highlight im fertigen Angebot angezeigt.
Highlights können Ihr Angebot ungemein aufwerten, da es den Gast auf Besonderheiten an Ihrem Hof aufmerksam macht. Die ausgewählten Highlights werden direkt nach der Ansprache des Gastes (und oberhalb des angebotenen Zimmers) angezeigt.
Entscheiden Sie selbst, welches Highlight am besten zu den Wünschen und Interessen Ihres Gastes passt.
Wir empfehlen, nicht mehr als drei Highlights auszuwählen, da es sonst das Angebot zu sehr aufblähen kann.
Highlights auswählen
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💡Praxistipp
Mit interessanten Highlights Ihren Hof und Ihre Besonderheiten noch besser vorstellen
Wählen Sie die zu Ihren Gast passenden Highlights an. Aktive Highlights sind blau umrandet.
Aktivieren Sie ausschließlich die Highlights, die zum gewählten Zeitraum und zu den Interessen des Gastes passen (z. B. Winter-Themen im Winterzeitraum oder Wander-Themen für interessierte Wanderer). So erhöhen Sie die Chance, dass Ihr Gast das Angebot ansprechend findet.
Im Menü unter Einstellungen > Highlights können Sie die Highlights entweder einer Winter- oder Sommer-Saison zuweisen.
Jede Highlight-Kachel ist anklickbar und wird damit dem Angebot hinzugefügt oder abgewählt. Blau umrandete Kacheln sind aktiv und werden im Angebot angezeigt. Nicht umrandete Kacheln sind inaktiv.
Highlights werden auf Basis der Reisedaten und der im Highlight definierten Saison vorausgewählt.
Falls dieser Hinweis zu sehen ist, wurde bisher kein Highlight angelegt.
Über Einstellungen > Highlights können Sie jederzeit neue Highlights erstellen.
Falls Sie eine eigene Homepage für Ihren Hof haben, können Sie die vorhandenen Texte und Bilder nutzen, um ausreichend interessante Highlights zu erstellen.
Sparen Sie viel Zeit beim Erstellen Ihrer Buchungen - mit wenigen Klicks erhalten Sie eine professionelle Buchung!
Kurzinfo zur Buchung
Buchung erstellen, bearbeiten, versenden
individuelle Einstellungen möglich
Preis individuell einstellbar
Die Buchungsbestätigung bildet den letzten Schritt im gesamten Anfrage- und Angebotsprozess.
Eine Buchung entsteht entweder direkt aus einem Angebot oder wird als Direktbuchung ohne vorherige Anfrage angelegt.
Im Vorgang zu einer Buchung behalten Sie jederzeit den Überblick über bestätigte Aufenthalte, offene Zahlungen, Meldepflichten (falls Sie unseren Meldeclient nutzen) und die weitere Kommunikation mit dem Gast. Alle buchungsrelevanten Informationen sind zentral gebündelt und können bei Bedarf angepasst, ergänzt oder weiterverarbeitet werden.
Gast
Gast auswählen
Erstellen Sie einen Vorgang für den passende Gast, indem Sie eines der folgenden Merkmale eintragen:
- Name - Vorname - E-Mail-Adresse
Gast suchen
Gast auswählen
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Geben Sie z.B. den Nachnamen des gesuchten Gastes ein
Geben Sie z.B. den Vor- oder Nachnamen des Gastes ein. Das System zeigt Ihnen anschließend alle gefunden Gäste.
Sprache / Begrüßung
Entscheiden Sie, wie Sie den Gast ansprechen
Alle E-Mails enthalten im gesamten E-Mail-Verlauf die gewählte Ansprache bei.
Mögliche Ansprachen
persönlich per Du
höflich per Sie
familiär ihr und euch
Sie können Ihren Gästen aktuell E-Mails auf Deutsch oder Englisch zukommen lassen. Wählen Sie daher jeweils die entsprechende Sprache zu Beginn aus - egal, ob es sich um eine Anfrage, ein Angebot oder eine Buchungsbestätigung(siehe 3.3.3) handelt. Die Sprache ist hiermit für den Vorgang festgelegt.
Alle E-Mails enthalten im gesamten E-Mail-Verlauf die gewählte Ansprache bei.
Sie können die Ansprache auch in den Gaststammdaten ändern
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Sie können Ihren Gästen aktuell E-Mails auf Deutsch oder Englisch zukommen lassen. Wählen Sie daher jeweils die entsprechende Sprache zu Beginn aus - egal, ob es sich um eine Anfrage, ein Angebot oder eine Buchungsbestätigung(siehe 3.3.3) handelt. Die Sprache ist hiermit für den Vorgang festgelegt.
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Die Anrede dient dazu, Ihren Gast (oder Ihre Gäste) in der korrekten Form anzusprechen. Wählen Sie zwischen Frau, Herr und Familie die passende Anrede aus.
Anrede und Begrüßung
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💡Praxistipp
Für jeden Gast die passende Ansprache finden
Wählen Sie unter Anrede "Liebe(r) Vorname, Du ..." und unter Geschlecht "Familie" aus, um Ihre Gäste mit "Liebe Familie Meier, " anzureden.
Sie können diese Einstellung individuell einstellen - pro Angebot, Buchung(siehe 3.3.3), Gast (z.B. in den Gaststammdaten) etc.
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Lege Sie Ihre gewünschte Begrüßung für den Gast fest.
Wir bieten aktuell 9 unterschiedliche Begrüßungen an:
Hallo liebe(r) Vorname, Du ... / Hallo liebe Familie Nachname, Ihr ..
Guten Tag Herr/Frau/Familie Nachname, Sie ...
Liebe(r) Herr/Frau/Familie Nachname, Sie ...
Hallo Herr/Frau/Familie Nachname, Sie ...
Hallo Herr/Frau/Familie Nachname, Du ...
Hallo Vorname, Du ... / Hallo Familie Nachname, Ihr ...
Hallo liebe(r) Vorname, Du ... / Hallo liebe Familie Nachname, Ihr...
Liebe(r) Vorname, Du ... / Liebe Familie Nachname, Ihr ...
Servus Vorname, Du ... / Servus Familie Nachname, Ihr ...
Diese können Sie auch individuell pro Gast nochmal festlegen. Die Standard-Auswahl konfigurieren Sie in den E-Mail-Einstellungen.
Die gewählte Begrüßung wird für alle E-Mails des Vorgangs (oder des Gastes) verwendet.
Kontaktdaten
Legen Sie den Grundstein für einen Vorgang
Wählen Sie einen Stammgast aus oder legen einen neuen Gaststamm an!
Beim Erstellen eines neuen Vorgangs (z.B. einer Buchung(siehe 3.3.3) oder eines Angebots), wird entweder ein vorhandener Gast ausgewählt (meist über Gast suchen) - oder Sie tragen die neuen Kontaktdaten wie Name, Vorname etc. ein.
Beim Eintragen neuer Kontaktdaten wird in der Regel auch direkt ein neuer Gaststamm angelegt.
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Falls Sie ein Angebot oder eine Buchung(siehe 3.3.3) für einen neuen Gast anlegen, geben Sie bitte Name und Vorname an. Soll der Gast per E-Mail benachrichtigt werden, tragen Sie auch die E-Mail-Adresse an.
Möchten Sie das Angebot oder die Buchungsbestätigung(siehe 3.3.3) lediglich für den Gast ausdrucken, können Sie auf die Email-Adresse verzichten
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ℹ️Hinweis
Achten Sie auf die korrekte Eingabe der E-Mail-Adresse!
Achten Sie bitte darauf, dass die E-Mail-Adresse als eindeutiges Identifizierungsmerkmal eines Gastes verwendet wird. Es können also nicht unterschiedliche Gäste dieselbe E-Mail-Adresse verwenden.
Damit es nicht zu Fehlern bei der Verwaltung Ihrer Gäste kommt, prüfen Sie unbedingt die Eingabe der Email-Adresse
Um Gäste eindeutig auseinander halten zu können, wird eine eindeutige Email-Adresse benötigt. Kontaktieren Sie unseren Support, falls es Gäststämme gibt, die vereinigt/zusammengelegt werden sollen.
Kontaktieren Sie unseren Support, falls es Gäststämme gibt, die vereinigt/zusammengelegt werden sollen.
Keine E-Mail-Adresse bekannt
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💡Praxistipp
Haben Sie keine E-Mail-Adresse vom Gast, dann lassen Sie das Feld zur Eingabe der E-Mail-Adresse bitte leer, es wird dann eine temporäre E-Mail-Adresse für diesen Gast hinterlegt.
Sie können die E-Mail-Adresse jederzeit im Gaststamm anpassen und die E-Mail an die neue Adresse erneut senden.
Anschrift / Firma
Möchten Sie während des Erstellens eines Vorgangs weitere Kontaktdaten wie z.B. die Anschrift oder die Firmendaten des Gastes angeben, klicken Sie auf den schwarzen Button Anschrift / Firma angeben.
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Klicken Sie auf den schwarzen Button, um weitere Adressfelder anzeigen zu lassen.
Nachdem Sie auf den Button Anschrift / Firma angeben ... geklickt haben, öffnen sich die weiteren Eingabefelder für die Adresse des Gastes sowie weitergehende Daten. Sie können diese Daten auch jederzeit in den Gaststammdaten aktualisieren.
Ergänzen Sie nun die Adressdaten sowie ggf. USt-ID der Firma, Faxnummer sowie das Geburtsdatum des Gastes.
Hier erfahren Sie, was Sie in einer Buchung(siehe 3.3.3) alles festlegen können.
3.3.4. Abschlussrechnung
Erstellen Sie (auch ohne zugehörigen Vorgang) eine individuelle Rechnung.
Gast
Gast auswählen
Erstellen Sie einen Vorgang für den passende Gast, indem Sie eines der folgenden Merkmale eintragen:
- Name - Vorname - E-Mail-Adresse
Gast suchen
Gast auswählen
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Geben Sie z.B. den Nachnamen des gesuchten Gastes ein
Geben Sie z.B. den Vor- oder Nachnamen des Gastes ein. Das System zeigt Ihnen anschließend alle gefunden Gäste.
Sprache / Begrüßung
Entscheiden Sie, wie Sie den Gast ansprechen
Alle E-Mails enthalten im gesamten E-Mail-Verlauf die gewählte Ansprache bei.
Mögliche Ansprachen
persönlich per Du
höflich per Sie
familiär ihr und euch
Sie können Ihren Gästen aktuell E-Mails auf Deutsch oder Englisch zukommen lassen. Wählen Sie daher jeweils die entsprechende Sprache zu Beginn aus - egal, ob es sich um eine Anfrage, ein Angebot oder eine Buchungsbestätigung(siehe 3.3.3) handelt. Die Sprache ist hiermit für den Vorgang festgelegt.
Alle E-Mails enthalten im gesamten E-Mail-Verlauf die gewählte Ansprache bei.
Sie können die Ansprache auch in den Gaststammdaten ändern
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Sie können Ihren Gästen aktuell E-Mails auf Deutsch oder Englisch zukommen lassen. Wählen Sie daher jeweils die entsprechende Sprache zu Beginn aus - egal, ob es sich um eine Anfrage, ein Angebot oder eine Buchungsbestätigung(siehe 3.3.3) handelt. Die Sprache ist hiermit für den Vorgang festgelegt.
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Die Anrede dient dazu, Ihren Gast (oder Ihre Gäste) in der korrekten Form anzusprechen. Wählen Sie zwischen Frau, Herr und Familie die passende Anrede aus.
Anrede und Begrüßung
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💡Praxistipp
Für jeden Gast die passende Ansprache finden
Wählen Sie unter Anrede "Liebe(r) Vorname, Du ..." und unter Geschlecht "Familie" aus, um Ihre Gäste mit "Liebe Familie Meier, " anzureden.
Sie können diese Einstellung individuell einstellen - pro Angebot, Buchung(siehe 3.3.3), Gast (z.B. in den Gaststammdaten) etc.
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Lege Sie Ihre gewünschte Begrüßung für den Gast fest.
Wir bieten aktuell 9 unterschiedliche Begrüßungen an:
Hallo liebe(r) Vorname, Du ... / Hallo liebe Familie Nachname, Ihr ..
Guten Tag Herr/Frau/Familie Nachname, Sie ...
Liebe(r) Herr/Frau/Familie Nachname, Sie ...
Hallo Herr/Frau/Familie Nachname, Sie ...
Hallo Herr/Frau/Familie Nachname, Du ...
Hallo Vorname, Du ... / Hallo Familie Nachname, Ihr ...
Hallo liebe(r) Vorname, Du ... / Hallo liebe Familie Nachname, Ihr...
Liebe(r) Vorname, Du ... / Liebe Familie Nachname, Ihr ...
Servus Vorname, Du ... / Servus Familie Nachname, Ihr ...
Diese können Sie auch individuell pro Gast nochmal festlegen. Die Standard-Auswahl konfigurieren Sie in den E-Mail-Einstellungen.
Die gewählte Begrüßung wird für alle E-Mails des Vorgangs (oder des Gastes) verwendet.
Kontaktdaten
Legen Sie den Grundstein für einen Vorgang
Wählen Sie einen Stammgast aus oder legen einen neuen Gaststamm an!
Beim Erstellen eines neuen Vorgangs (z.B. einer Buchung(siehe 3.3.3) oder eines Angebots), wird entweder ein vorhandener Gast ausgewählt (meist über Gast suchen) - oder Sie tragen die neuen Kontaktdaten wie Name, Vorname etc. ein.
Beim Eintragen neuer Kontaktdaten wird in der Regel auch direkt ein neuer Gaststamm angelegt.
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Falls Sie ein Angebot oder eine Buchung(siehe 3.3.3) für einen neuen Gast anlegen, geben Sie bitte Name und Vorname an. Soll der Gast per E-Mail benachrichtigt werden, tragen Sie auch die E-Mail-Adresse an.
Möchten Sie das Angebot oder die Buchungsbestätigung(siehe 3.3.3) lediglich für den Gast ausdrucken, können Sie auf die Email-Adresse verzichten
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ℹ️Hinweis
Achten Sie auf die korrekte Eingabe der E-Mail-Adresse!
Achten Sie bitte darauf, dass die E-Mail-Adresse als eindeutiges Identifizierungsmerkmal eines Gastes verwendet wird. Es können also nicht unterschiedliche Gäste dieselbe E-Mail-Adresse verwenden.
Damit es nicht zu Fehlern bei der Verwaltung Ihrer Gäste kommt, prüfen Sie unbedingt die Eingabe der Email-Adresse
Um Gäste eindeutig auseinander halten zu können, wird eine eindeutige Email-Adresse benötigt. Kontaktieren Sie unseren Support, falls es Gäststämme gibt, die vereinigt/zusammengelegt werden sollen.
Kontaktieren Sie unseren Support, falls es Gäststämme gibt, die vereinigt/zusammengelegt werden sollen.
Keine E-Mail-Adresse bekannt
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💡Praxistipp
Haben Sie keine E-Mail-Adresse vom Gast, dann lassen Sie das Feld zur Eingabe der E-Mail-Adresse bitte leer, es wird dann eine temporäre E-Mail-Adresse für diesen Gast hinterlegt.
Sie können die E-Mail-Adresse jederzeit im Gaststamm anpassen und die E-Mail an die neue Adresse erneut senden.
Anschrift / Firma
Möchten Sie während des Erstellens eines Vorgangs weitere Kontaktdaten wie z.B. die Anschrift oder die Firmendaten des Gastes angeben, klicken Sie auf den schwarzen Button Anschrift / Firma angeben.
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Klicken Sie auf den schwarzen Button, um weitere Adressfelder anzeigen zu lassen.
Nachdem Sie auf den Button Anschrift / Firma angeben ... geklickt haben, öffnen sich die weiteren Eingabefelder für die Adresse des Gastes sowie weitergehende Daten. Sie können diese Daten auch jederzeit in den Gaststammdaten aktualisieren.
Ergänzen Sie nun die Adressdaten sowie ggf. USt-ID der Firma, Faxnummer sowie das Geburtsdatum des Gastes.
Sie können in Ihren Übersichtskalender diverse Termine eintragen, die keine Buchung(siehe 3.3.3) sind (z.B. um bestimmte geplante Ereignisse wie Renovierungen, Schließungen etc. im Kalender zu hinterlegen).
Einheit auswählen
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Damit der Termin(siehe 5) im Kalender in der richtigen Einheit angezeigt wird, wählen Sie als erstes das entsprechender Zimmer / Appartement aus.
Termin anlegen
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💡Praxistipp
Fügen Sie frühzeitig Termine wie Renovierungen, private Besuche, Ausfälle, Aufgaben und Notizen als Termin ein.
Beliebigen Termin eintragen, um ihn nicht zu vergessen oder zu übersehen
Alle Termine, die keine Buchungen(siehe 3.3.3) sind oder anders im Kalender aufscheinen sollen, können als Termin angelegt werden.
4. Neue Funktionen
Wir arbeiten regelmäßig an der Erweiterung des AnfrageAssistenten. Daher stehen immer wieder neue Funktionen zur Verfügung. Damit sie sich damit auskennen, finden Sie hier eine Übersicht über die letzten Entwicklungen im AnfrageAssistent.
Über Ihren Betrieb
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✨Neue Funktion
Ändern Sie bei Bedarf z.B. Ihre Email-Adresse
In den Stammdaten können Sie allgemeine Angaben wie z.B. den Namen Ihres Betriebs, das verwendete Genus sowie die Email-Adresse für Anfragen ändern.
Verfügbarkeit prüfen
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💡Praxistipp
✨Neue Funktion
Um Doppelbuchungen zu vermeiden, prüfen Sie regelmäßig Ihre Verfügbarkeiten. Aktivieren Sie den Differenz-Kalender, damit Ihnen Differenzen zwischen Verfügbarkeit bei Seekda und anhand im AnfrageAssistent eingetragener Buchungen(siehe 3.3.3) berechneter Verfügbarkeiten auffallen (achten Sie auf lila hinterlegte "-1").
5. Tipps & Tricks
Wie Sie noch effizienter mit dem AnfrageAssistent arbeiten
Um noch effektiver mit dem AnfrageAssistent arbeiten zu können, lohnt sich ein Blick in unsere Tipps & Tricks-Sammlung. Werfen Sie regelmäßig einen Blick in dieses Kapitel, um stets auf dem Laufenden zu bleiben und ihre Arbeit noch effizienter zu gestalten.
Anrede und Begrüßung
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Für jeden Gast die passende Ansprache finden
Wählen Sie unter Anrede "Liebe(r) Vorname, Du ..." und unter Geschlecht "Familie" aus, um Ihre Gäste mit "Liebe Familie Meier, " anzureden.
Sie können diese Einstellung individuell einstellen - pro Angebot, Buchung(siehe 3.3.3), Gast (z.B. in den Gaststammdaten) etc.
Freundliches Danke
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Wenden Sie sich an unseren Support, wenn wir den Text für Sie anpassen sollen!
Ein freundliches Danke zeigt dem Gast, dass Sie ihn schätzen und sich die Zeit nehmen, ihm sogar auf seine Ablehnung zu antworten.
Highlights auswählen
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💡Praxistipp
Mit interessanten Highlights Ihren Hof und Ihre Besonderheiten noch besser vorstellen
Wählen Sie die zu Ihren Gast passenden Highlights an. Aktive Highlights sind blau umrandet.
Aktivieren Sie ausschließlich die Highlights, die zum gewählten Zeitraum und zu den Interessen des Gastes passen (z. B. Winter-Themen im Winterzeitraum oder Wander-Themen für interessierte Wanderer). So erhöhen Sie die Chance, dass Ihr Gast das Angebot ansprechend findet.
Im Menü unter Einstellungen > Highlights können Sie die Highlights entweder einer Winter- oder Sommer-Saison zuweisen.
Jede Highlight-Kachel ist anklickbar und wird damit dem Angebot hinzugefügt oder abgewählt. Blau umrandete Kacheln sind aktiv und werden im Angebot angezeigt. Nicht umrandete Kacheln sind inaktiv.
Highlights werden auf Basis der Reisedaten und der im Highlight definierten Saison vorausgewählt.
Sollte die Funktion Kalender anpassen nicht zu sehen sein, müssen Sie die Option zunächst per Einstellungen > Sonstiges aktivieren.
Keine E-Mail-Adresse bekannt
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💡Praxistipp
Haben Sie keine E-Mail-Adresse vom Gast, dann lassen Sie das Feld zur Eingabe der E-Mail-Adresse bitte leer, es wird dann eine temporäre E-Mail-Adresse für diesen Gast hinterlegt.
Sie können die E-Mail-Adresse jederzeit im Gaststamm anpassen und die E-Mail an die neue Adresse erneut senden.
Online-Pre-CheckIn
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💡Praxistipp
Geben Sie Ihren Gäste die Möglichkeit für einen Pre-CheckIn
Gerne richten für Sie den Online Pre-CheckIn ein!
Zeit sparen mit dem Meldeclient Damit Ihnen die Meldedaten Ihrer Gäste bereits vor der Anreise vorliegen und Sie diese direkt über den Meldeclient bei Feratel übermitteln können, nutzen Sie die Pre-Stay-Mail. Diese wird automatisch vor der Anreise an Ihre Gäste versendet und enthält einen Button, über den die benötigten Gästedaten bequem eingegeben werden können.
Sie erhalten dafür Vorlagen, die Sie nach Ihren Vorstellungen anpassen und anschließend zurücksenden können. Nach der Hinterlegung der Texte im System werden die E-Mails automatisch an alle Gäste verschickt, die über den AnfrageAssistent gebucht haben, sofern eine E-Mail-Adresse vorhanden ist und der E-Mail-Versand aktiviert wurde.
Bitte teilen Sie außerdem mit, wie viele Tage vor der Anreise beziehungsweise nach der Abreise die E-Mail an die Gäste versendet werden soll.
Termin anlegen
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💡Praxistipp
Fügen Sie frühzeitig Termine wie Renovierungen, private Besuche, Ausfälle, Aufgaben und Notizen als Termin ein.
Beliebigen Termin eintragen, um ihn nicht zu vergessen oder zu übersehen
Alle Termine, die keine Buchungen(siehe 3.3.3) sind oder anders im Kalender aufscheinen sollen, können als Termin angelegt werden.
Umsatzsteuer-ID einrichten
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💡Praxistipp
Falls Sie in den Rechnungen Umsatzsteuer ausweisen möchten, bitte unbedingt dieses Feld ausfüllen!
Achten Sie darauf, Ihre USt-ID einzutragen, wenn in Ihren Rechnungen Umsatzsteuer ausgewiesen werden soll. Falls Sie pauschal besteuert werden, tragen Sie hier "Pauschalierter Betrieb" ein. Dieser Zusatz wird dann auch auf der Rechnung ausgegeben.
Achtung: Es wird in der Rechnung nur Umsatzsteuer ausgewiesen, wenn in diesem Feld etwas eingetragen ist!
Verfügbarkeit prüfen
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💡Praxistipp
✨Neue Funktion
Um Doppelbuchungen zu vermeiden, prüfen Sie regelmäßig Ihre Verfügbarkeiten. Aktivieren Sie den Differenz-Kalender, damit Ihnen Differenzen zwischen Verfügbarkeit bei Seekda und anhand im AnfrageAssistent eingetragener Buchungen(siehe 3.3.3) berechneter Verfügbarkeiten auffallen (achten Sie auf lila hinterlegte "-1").
Verfügbarkeit ändern
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💡Praxistipp
Aktualisieren Sie kurzfristig und mit nur einem Klick alle Verfügbarkeiten - direkt im Verfügbarkeitskalender!
Sie möchten für einen bestimmten Zeitraum die Verfügbarkeit Ihrer Zimmer ändern? Für kurze Zeiträume ist das problemlos möglich.
Kein Problem: Klicken Sie dafür im Verfügbarkeitskalender (oder im ausführlichen Zimmerplan) einfach in das entsprechende Feld und änder die Verfügbarkeit auf den gewünschten Wert (auf "0", falls das Zimmer nicht online buchbar sein soll).
Die Verfügbarkeit wird in Echtzeit direkt an Seekda übertragen, so dass alle externen Buchungsplattformen den neuen Status der Verfügbarkeit sofort kennen!
(siehe 3.3.3), unabhängig davon, ob diese telefonisch, per E-Mail, vor Ort oder auf privatem Weg zustande kommen. Angebote lassen sich flexibel erstellen, versenden oder ausdrucken, ebenso wie Abschluss- und Anzahlungsrechnungen. Damit bleiben Sie unabhängig in der Kommunikation mit Ihren Gästen und reagieren schnell und professionell auf jede Anfrage.
